8095 Présentation du rapport d’examen spécial au conseil d’administration et publication du rapport

juil.-2020

Communication du rapport d’examen spécial au conseil d’administration

Une fois que l’ébauche du rapport a été communiquée au comité d’audit (y compris les réponses de la société d’État) et qu’elle a été revue en fonction des commentaires reçus, l’équipe d’audit doit obtenir une autorisation avant de soumettre le rapport final au conseil d’administration de la société d’État. L’équipe d’audit doit obtenir cette autorisation auprès du responsable de mission et des Services juridiques.

L’équipe d’audit remettra le rapport d’examen spécial et la lettre d’accompagnement dans les deux langues officielles au conseil d’administration de la société d’État au moins une semaine avant la réunion de présentation du rapport d’examen spécial.

Le responsable de mission soumettra le rapport au conseil d’administration et consignera au dossier les commentaires reçus.

De plus, le responsable de mission doit remettre le sondage postérieur à l’audit en mains propres au président du conseil d’administration et au premier dirigeant de la société d’État lors de la présentation du rapport (pour faire coïncider la date de remise avec la date imprimée sur le sondage). Par contre, si cette réunion n’a pas lieu, le sondage doit être envoyé par courrier au président du conseil d’administration et au premier dirigeant de la société d’État.

Pendant la réunion de présentation de la version définitive du rapport d’examen spécial, le responsable de mission doit :

• rappeler au conseil d’administration qu’il est tenu de fournir une copie du rapport d’examen spécial à l’intérieur de périodes de temps précises, comme il est expliqué dans la section ci-après;

• informer le conseil d’administration que le BVG doit, conformément aux normes professionnelles, examiner toutes les communications liées au rapport d’examen spécial (p. ex. les communiqués de presse) pour s’assurer que le rapport a été reproduit avec exactitude et que le contexte dans lequel un résumé ou un extrait du rapport est cité n’est pas trompeur, comme il est expliqué dans la section ci‑après.

Responsabilités du conseil d’administration en ce qui a trait à la version définitive du rapport d’examen spécial

Une fois que l’équipe d’audit a présenté le rapport d’examen spécial final au conseil d’administration de la société d’État, ce dernier est tenu de diffuser le rapport dans des délais précis, tels qu’ils sont définis dans la Loi sur la gestion des finances publiques :

1. dans les 30 jours suivant la réception du rapport d’examen spécial final, le conseil doit soumettre une copie du rapport au ministre de tutelle et au président du Conseil du Trésor;

2. dans les 60 jours suivant la réception du rapport d’examen spécial final, le conseil doit mettre le rapport à la disposition du public.

Il importe de souligner que les périodes de 30 jours et de 60 jours commencent à la même date; elles ne s’additionnent pas. Ainsi, après que les 30 premiers jours se sont écoulés (à la fin de cette période, une copie du rapport aura été soumise au ministre de tutelle et au président du Conseil du Trésor), le conseil d’administration a 30 jours de plus pour mettre le rapport à la disposition du public. Dans la plupart des cas, sinon tous, le conseil rend le rapport public en l’affichant sur le site Web externe de la société d’État.

Interprétation de la date de réception par le conseil d’administration du rapport d’examen spécial

Dans certaines circonstances, la société d’État reçoit le rapport d’examen spécial final le jour même où il est soumis au conseil d’administration. Dans un tel cas, les versions finales française et anglaise en format PDF sont disponibles le jour de la réunion. Par conséquent, dans ces circonstances, la date de réunion est interprétée comme la date appropriée à compter de laquelle on calcule les délais de 30 et de 60 jours dont dispose le conseil pour respecter ses obligations en matière de communication.

Dans d’autres circonstances, la société d’État reçoit le rapport d’examen spécial final après sa présentation au conseil d’administration. Ce décalage peut s’expliquer de diverses façons; entre autres, le conseil d’administration peut avoir demandé des changements au rapport d’examen spécial lors de la première réunion de ses membres. Il est alors conseillé de noter dans le compte rendu de la réunion du conseil que la date de réception du rapport final (versions PDF en français et en anglais) par le secrétaire ou par toute personne désignée par le conseil est considérée comme la date de réception par le conseil. La date de réception des versions PDF devient donc la date à compter de laquelle on calcule les délais de 30 et de 60 jours dont dispose le conseil pour respecter ses obligations en matière de communication.

Par ailleurs, le conseil d’administration voudra peut-être se réunir pour recevoir le rapport d’examen spécial final. Le conseil d’administration pourrait donc décider que le rapport final sera considéré comme étant « reçu » à compter de la date de cette réunion. Cette date devient alors la date de réception du rapport d’examen spécial et marque le jour à compter duquel on commence à calculer les délais de 30 et de 60 jours.

Responsabilités de l’équipe d’audit avant la publication du rapport d’examen spécial

Conformément à la NCMC 3001.67, avant qu’une société d’État rende public un rapport d’examen spécial, l’équipe d’audit doit s’assurer que le rapport est reproduit avec exactitude et que toute autre information qui l’accompagne respecte le contenu du rapport et ne nuit pas à sa crédibilité. Si des incohérences importantes sont relevées, l’équipe d’audit devrait en discuter avec des représentants de la société d’État pour redresser la situation avant la publication du rapport et prendre d’autres mesures, s’il y a lieu. Le responsable de la mission devrait peut-être aussi consulter le vérificateur général adjoint et les Services juridiques.

Même s’il ne s’agit pas d’une obligation professionnelle, l’équipe d’audit doit fournir le rapport d’examen spécial en format PDF verrouillé afin de s’assurer que la société d’État protège le rapport au moins au même degré que le BVG protège les rapports destinés à son site Web.

Les équipes d’audit doivent suivre le protocole présenté ci-après concernant la reproduction des rapports d’examen spécial.

Reproduction électronique

• Lorsqu’une société d’État compte afficher la version du rapport d’examen spécial transmise par le BVG sur son site Web externe, l’équipe d’audit du BVG doit lui fournir la version électronique du rapport sous forme de fichier PDF verrouillé, doté d’un index, prêt pour l’affichage sur le Web. L’équipe d’audit doit demander aux Services de création et publication de tenir compte de ces caractéristiques pour préparer le document. Il est dans l’intérêt du BVG de préparer les rapports selon ce format, car ils peuvent alors être remis aux sociétés d’État. De plus, ce format permet de les mettre facilement en ligne et de réduire le risque que les messages du BVG et la qualité de la présentation des rapports soient altérés. Les fichiers PDF verrouillés peuvent être transmis par courriel.

• Lorsqu’une société d’État compte publier sa propre reproduction du rapport d’examen spécial sur son site Web externe, l’équipe d’audit doit comparer la version affichée sur le site au rapport original qui a été délivré par le BVG pour déterminer s’il a été reproduit avec exactitude. Veuillez prendre note que le BVG n’est pas tenu de vérifier les modifications apportées par la suite au site Web. Même s’il ne s’agit pas d’une obligation professionnelle, l’équipe d’audit doit s’assurer que la mise en page de toute reproduction du rapport d’examen spécial est comparable à celle du rapport délivré au conseil d’administration.

• Lorsqu’une société d’État compte inclure d’autres renseignements sur son site Web, l’équipe d’audit doit lui demander de recenser toutes les pages Web qui mentionnent le BVG ou le rapport. L’équipe doit vérifier l’information en question pour obtenir l’assurance qu’elle ne nuit pas à la crédibilité du rapport et qu’elle est conforme au mandat d’examen du BVG et aux connaissances acquises dans le cadre de l’examen spécial.

• L’équipe doit traiter au cas par cas les demandes de fichiers électroniques en format HTML présentées par les sociétés d’État afin de s’assurer que les principes sous-tendant les présentes procédures ne sont pas compromis.

Reproduction papier

• Quand une société d’État rend public son rapport d’examen spécial, l’équipe d’audit doit lire une ébauche ou l’épreuve d’imprimerie avant que le document ne soit imprimé. Par la suite, elle doit comparer la version affichée sur le site au rapport original qui a été déposé pour déterminer s’il a été reproduit avec exactitude. Même s’il ne s’agit pas d’une obligation professionnelle, l’équipe doit s’assurer que la présentation du rapport d’examen spécial est comparable à celle du rapport délivré au conseil d’administration.

• Quand une société d’État inclut d’autres renseignements dans la version papier du document public, l’équipe d’audit doit lui demander de recenser toutes les pages qui mentionnent le BVG ou le rapport et vérifier l’information en question pour obtenir l’assurance qu’elle ne nuit pas à la crédibilité du rapport et qu’elle est conforme au mandat d’examen du BVG et aux connaissances acquises dans le cadre de l’examen spécial.

Retrait de renseignements dans le rapport d’examen spécial

Dans des cas exceptionnels, certains renseignements contenus dans un rapport d’examen spécial peuvent être retirés de la version rendue publique. Le retrait signifie la suppression de renseignements classifiés figurant dans un document mis à la disposition du public. Le retrait de renseignements ne peut se faire que lorsque le rapport d’examen spécial renferme des renseignements classifiés qui ne peuvent pas être rendus publics. Les renseignements classifiés sont ceux qui sont cotés Très secret, Secret ou Confidentiel.

Une classification de sécurité peut être attribuée pour diverses raisons. Conformément à la Loi sur l’accès à l’information, les sociétés d’État peuvent refuser de communiquer au public tout document touchant, entre autres, les domaines suivants :

• les renseignements obtenus à titre confidentiel (comme le prévoit le paragraphe 13(1) de la Loi);
• les affaires internationales et la défense;
• la sécurité;
• les intérêts économiques (des secrets industriels ou des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques).

La société est responsable de classifier l’information qu’elle détient. Il peut toutefois arriver que l’équipe d’audit soit en désaccord à propos d’une cote de sécurité attribuée par la société ou à propos de la publication d’une version du rapport épurée de certains renseignements classifiés. Le  responsable de mission doit discuter de tout retrait de renseignements avec la direction et le conseil d’administration de la société d’État. Au besoin, l’équipe d’audit demande conseil aux Services juridiques. L’équipe devra ensuite obtenir l’approbation du vérificateur général.

Compte tenu de la nature et du caractère délicat des renseignements potentiellement classifiés, les représentants du ministère responsables de la société d’État pourraient vouloir participer à la discussion visant à cerner les renseignements qui pourraient être retirés du rapport. Dans un tel cas, il pourrait être plus efficace d’organiser une réunion tripartite (ministère, société d’État et BVG) afin d’en arriver plus rapidement à un consensus. Comme l’entité auditée est la société d’État, et non le ministère, le BVG ne peut pas amorcer une discussion avec le ministère responsable concernant le contenu du rapport d’examen spécial. Une réunion tripartite ne pourrait avoir lieu que si la société d’État accepte qu’une telle réunion ait lieu. Il incombe alors à la société d’État de communiquer avec le ministère selon son processus habituel et d’inviter le BVG à discuter du retrait possible de renseignements de la version publique.

Communication des rapports au ministre de tutelle et/ou au Parlement

Si le responsable de mission, en consultation avec le vérificateur général adjoint, et le vérificateur général (s’il y a lieu), juge que certains éléments d’information doivent être portés à l’attention du ministre de tutelle, il lui communiquera ces éléments directement, après consultation du conseil d’administration.

Si le responsable de mission, en consultation avec le vérificateur général adjoint, ainsi qu’avec le vérificateur général (s’il y a lieu), est d’avis que le rapport d’examen spécial renferme des renseignements qui doivent être portés à l’attention du Parlement, il produira, après consultation du ministre et du conseil d’administration, un rapport sur ces renseignements qui sera inclus dans le prochain rapport annuel de la société, et il en remettra une copie au ministre et au conseil d’administration.

Présentation des rapports d’examens spéciaux au Parlement

Après que le rapport d’examen spécial a été rendu public par la société d’État, il est reproduit dans la prochaine publication des rapports du vérificateur général qui sera présentée au Parlement. Consulter la section BVG Audit 8090 — Préparation en vue du dépôt des rapports de mission d’appréciation directe, pour de plus amples renseignements sur les travaux à faire en vue du dépôt des rapports.