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8019 Présentation de l’ébauche du directeur principal (PX) et de l’ébauche de transmission
nov.-2018
Aperçu
Au cours de l’étape de la production du rapport, l’équipe d’audit présente officiellement les ébauches du rapport d’audit aux entités auditées : tout d’abord l’ébauche du directeur principal (PX), puis l’ébauche de transmission, soit la version presque définitive du rapport d’audit, qui est soumise à l’administrateur général de l’entité dans le cadre d’un audit de performance ou au comité d’audit de la société d’État dans le cadre d’un examen spécial. Ces deux ébauches intègrent les résultats obtenus à la suite des discussions avec les entités et de l’examen approfondi mené par le BVG, comprenant notamment une analyse visant à garantir que les éléments probants obtenus sont suffisants et appropriés pour étayer les constatations et les conclusions du rapport d’audit. Le BVG possède un processus permettant de garantir l’exécution de ces revues et le traitement des commentaires.
Exigences de la NCMC 3001
- Le professionnel en exercice doit demander à la partie appropriée ou aux parties appropriées de lui fournir une déclaration écrite lui affirmant qu’elles lui ont fourni toutes les informations dont elles ont connaissance et qui leur ont été demandées ou qui pourraient avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion contenues dans le rapport de certification. (Réf. : par. A52 et A53 et A137 à A139)
- Si le professionnel en exercice estime nécessaire d’obtenir, en sus des déclarations obligatoires, une ou plusieurs déclarations écrites afin d’étayer d’autres éléments probants pertinents par rapport à l’objet considéré, il doit procéder à ces autres demandes de déclarations écrites.
- Lorsque les déclarations écrites portent sur des aspects qui sont importants par rapport à l’objet considéré, le professionnel en exercice doit :
a) évaluer leur vraisemblance et leur cohérence par rapport aux autres éléments probants obtenus, y compris les autres déclarations (verbales ou écrites);
b) déterminer s’il y a lieu de s’attendre à ce que les parties faisant les déclarations soient bien informées sur les aspects considérés.
- La date des déclarations écrites doit être aussi rapprochée que possible de la date du rapport de certification, mais ne doit pas être postérieure à celle-ci.
- Si l’une ou plusieurs des déclarations écrites qu’il a demandées ne lui sont pas fournies ou qu’il a des doutes sur la compétence, l’intégrité, les valeurs d’éthique ou la diligence des parties qui lui fournissent les déclarations écrites, ou si les déclarations écrites ne sont pas fiables par ailleurs, le professionnel en exercice doit : (Réf. : par. A140)
a) s’entretenir du problème avec la ou les parties appropriées;
b) revoir son évaluation de l’intégrité des parties auxquelles il a demandé les déclarations ou desquelles il les a obtenues et apprécier l’incidence que cela peut avoir sur la fiabilité des déclarations (verbales ou écrites) et des éléments probants en général;
c) prendre les mesures appropriées, y compris déterminer l’effet possible du problème sur la conclusion de son rapport de certification.
- Le rapport de certification doit comporter au minimum les éléments de base suivants :
[...]
n) la date du rapport de certification, cette date ne devant pas être antérieure à celle à laquelle le professionnel en exercice a obtenu les éléments probants sur lesquels il fonde sa conclusion, y compris les déclarations écrites mentionnées aux paragraphes 61 et 62; (Réf. : par. A183)
Modalités d’application de la NCMC 3001
A52. Chercher à obtenir de la part de la partie appropriée ou des parties appropriées la confirmation qu’elles ont conscience de la responsabilité qui leur incombe de lui fournir ce qui suit peut aider le professionnel en exercice à déterminer si la mission présente la caractéristique de l’accessibilité des éléments probants :
a) un accès à toutes les informations dont la ou les parties ont connaissance et qui sont pertinentes pour la mission, comme les enregistrements, les pièces justificatives et d’autres éléments probants;
b) les informations additionnelles que le professionnel en exercice peut demander à la partie appropriée ou aux parties appropriées aux fins de la mission;
c) un accès sans restriction aux personnes de la ou des parties appropriées, desquelles le professionnel en exercice juge nécessaire d’obtenir des éléments probants.
A53. La nature des relations entre la partie responsable et le donneur de mission peut influer sur la capacité du professionnel en exercice d’avoir accès aux enregistrements, aux pièces justificatives et aux autres éléments probants dont il pourrait avoir besoin pour mener à bien sa mission. La prise en considération de la nature de ces relations peut donc être pertinente lorsqu’il s’agit de déterminer s’il y a lieu ou non d’accepter la mission. Des exemples de circonstances dans lesquelles la nature de ces relations peut soulever des problèmes sont fournis au paragraphe A140.
A137. La confirmation écrite des déclarations verbales réduit le risque de malentendu entre le professionnel en exercice et la ou les parties appropriées. Généralement, les personnes auxquelles le professionnel en exercice demande des déclarations écrites sont des membres de la haute direction ou des responsables de la gouvernance, selon, par exemple, les structures de direction et de gouvernance de la ou des parties appropriées, qui peuvent varier d’un pays à l’autre et d’une entité à l’autre, étant notamment déterminées par des contextes culturels et juridiques différents, ainsi que par la taille et le mode de propriété de l’entité.
A138. D’autres déclarations écrites peuvent être demandées, notamment les suivantes :
- une déclaration affirmant que la ou les parties appropriées ont communiqué au professionnel en exercice toutes les déficiences du contrôle interne pertinent pour la mission qui ne sont pas manifestement négligeables et sans conséquence et dont elles ont connaissance;
- une déclaration affirmant que la partie responsable reconnaît sa responsabilité à l’égard de l’objet considéré.
A139. Les déclarations de la ou des parties appropriées ne sauraient remplacer les autres éléments probants auxquels le professionnel en exercice peut raisonnablement s’attendre à avoir accès. Bien que les déclarations écrites fournissent des éléments probants nécessaires, elles ne fournissent pas à elles seules des éléments probants suffisants et appropriés sur les points qui y sont abordés. En outre, le fait que le professionnel en exercice ait obtenu des déclarations écrites fiables n’a aucune incidence sur la nature ou l’étendue des autres éléments probants qu’il obtient.
A140. Dans certaines circonstances, il peut arriver que le professionnel en exercice ne soit pas en mesure d’obtenir les déclarations écrites demandées, par exemple dans les situations suivantes :
- un utilisateur visé fait appel au professionnel en exercice pour réaliser une mission à l’égard de l’objet considéré mais il n’entretient pas avec la partie responsable un lien du type nécessaire pour faire en sorte que cette partie réponde à la demande de déclaration écrite présentée par le professionnel en exercice;
- la mission de certification est entreprise contre le souhait de la partie responsable. Ce peut être le cas, par exemple, lorsque la mission est entreprise en vertu d’une ordonnance d’un tribunal, ou qu’un professionnel en exercice dans le secteur public est tenu, par le corps législatif ou une autre autorité compétente, d’entreprendre une mission donnée.
Dans ces circonstances ou des circonstances similaires, il se peut que le professionnel en exercice n’ait pas accès aux éléments probants nécessaires pour étayer sa conclusion, [...]
A183. En datant son rapport de certification, le professionnel en exercice informe les utilisateurs visés qu’il a pris en considération l’incidence sur le rapport de certification des événements survenus jusqu’à la date du rapport.
Politiques du BVG
Les ébauches des rapports d’audit sont présentées aux entités afin qu’elles puissent formuler des commentaires et des observations avant que le rapport soit finalisé et prêt à être publié ou présenté au conseil d’administration. [nov.-2016]
Le responsable de la mission doit assister aux réunions avec les cadres supérieurs de l’entité, au cours desquelles les participants discuteront du contenu de l’ébauche du rapport d’audit. [nov.-2015]
L’équipe d’audit doit documenter les changements à l’ébauche des rapports d’audit (ébauche du directeur principal (PX) et ébauche de transmission) qui sont proposés par l’entité auditée, l’examinateur de la qualité, les experts internes et les conseillers externes et préparer ensuite un tableau récapitulatif. [nov.-2015]
Le responsable de la mission doit obtenir une confirmation écrite de la part de l’entité dans laquelle cette dernière affirme qu'elle a fourni à l’équipe d’audit toutes les informations dont elle a connaissance et qui lui ont été demandées dans le cadre de l’audit ou qui pourraient avoir une incidence importante sur le rapport d’audit. Lorsqu’il ne peut obtenir cette confirmation, le responsable de la mission doit considérer l’incidence que cela peut avoir, s’il y a lieu, sur les travaux d’audit et sur le rapport d’audit, puis il doit consigner son évaluation à ce sujet. [nov.-2016]
Directives du BVG
Application de la NCMC 3001 lorsqu’il s’agit des ébauches des rapports d’audit
La NCMC 3001 exige que l’équipe d’audit demande à l’entité auditée de lui fournir une déclaration écrite affirmant qu’elle lui a fourni toutes les informations qui lui ont été demandées au cours de l’audit. La date de la déclaration écrite doit être le plus rapproché que possible de la date du rapport. Vu que la date du rapport (BVG Audit 8017 — Approbation du contenu du rapport et date du rapport) est arrêtée entre l’ébauche du PX et l’ébauche de transmission, la direction de l’entité auditée doit fournir la déclaration écrite à l’équipe d’audit lorsqu’elle lui présente ses commentaires sur l’ébauche du directeur principal (PX).
Ébauche du directeur principal (PX)
Même si l’équipe communique avec les entités tout au long de l’audit, l’ébauche du directeur principal (PX) constitue la première description complète par écrit des constatations et des conclusions de l’audit que les entités reçoivent. Cette ébauche permet aux entités de faire part de leurs commentaires sur la validité et l’exhaustivité des constatations. La réputation et la crédibilité du BVG reposent en grande partie sur la qualité des rapports qu’il publie. Il est donc primordial que les rapports d’audit soient précis et bien présentés. C’est pour cela que le BVG procède à une revue approfondie du document avant que la présentation d’un rapport d’audit aux entités puisse être approuvée.
La rédaction de l’ébauche d’un rapport d’audit commence au cours de l’étape de l’examen. La section BVG Audit 7030 — Rédaction du rapport d’audit décrit les éléments essentiels qui doivent être inclus dans les rapports d’audit, afin de respecter les exigences de la NCMC 3001 et la politique du BVG. L’équipe soumet une première ébauche, connue sous le nom d’« ébauche interne », au responsable de la mission pour qu’il puisse l’examiner et en discuter avec les conseillers internes et externes, s’il y a lieu (BVG Audit 2050 — Réunions du comité consultatif).
À cette étape, l’équipe sollicite également l’avis des spécialistes internes ayant participé à l’audit au sujet de questions difficiles ou litigieuses, ou d’autres questions exigeant des connaissances et une expérience particulières. La section BVG Audit 3081 — Consultation et la section BVG Audit 3082 — Résolution des divergences d’opinions donnent plus de détails sur le processus de consultation des spécialistes internes. Plusieurs discussions peuvent s’avérer nécessaires avant d’en arriver à un commun accord. L’examinateur de la qualité passe également en revue le dossier d’audit avant l’envoi de l’ébauche du directeur principal à l’entité. La section BVG Audit 3063 — Responsabilités du responsable du contrôle qualité explique le rôle de l’examinateur de la qualité de manière plus détaillée.
Avant d’envoyer l’ébauche du directeur principal (PX), le responsable de la mission doit avoir l’assurance que les énoncés identifiés qui font partie du rapport d’audit ont été corroborées (BVG Audit 7060 — Corroboration), et que les divergences d’opinions avec les personnes consultées ont été réglées.
Les entités reçoivent cette ébauche afin de valider les faits sur lesquels les conclusions sont basées, transmettre toute information nécessaire supplémentaire et préparer des réponses aux recommandations. Les ébauches sont confidentielles et sont, par conséquent, contrôlées par le BVG. Comme c’est le cas pour les autres documents contrôlés, l’équipe suit les procédures du BVG, qui sont décrites à la section BVG Audit 9020 — Gestion des documents contrôlés.
Les équipes d’audit informent les entités de la date à laquelle les ébauches du rapport d’audit leur seront envoyées et du délai dont elles disposent pour y répondre. La lettre d’accompagnement envoyée avec l’ébauche du directeur principal (PX), signée par le responsable de la mission, mentionne la date butoir de présentation des commentaires. L’équipe d’audit organise une réunion avec les entités, à un moment bien précis après l’envoi de l’ébauche du directeur principal (PX), pour discuter des constatations et des conclusions du rapport d’audit. Le responsable de la mission propose également de rencontrer la haute direction de l’entité (généralement un employé à l’échelon hiérarchique de sous-ministre adjoint ou le directeur général) pour discuter de l’ébauche, notamment du caractère approprié des recommandations d’audit proposées et de la manière dont l’entité pourrait y répondre (BVG Audit 8020 — Recommandations et réponses de l’entité). Dans la lettre envoyée avec l’ébauche du directeur principal (PX), l’équipe d’audit demande aux entités de soumettre – avant une date spécifique – une première ébauche de leurs réponses aux recommandations de l’audit et une déclaration écrite affirmant qu’elles lui ont fourni toutes les informations qui leur ont été demandées ou qui pourraient avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion contenues dans le rapport. La partie responsable du programme ou de l’activité concernée, habituellement un sous-ministre adjoint, un administrateur général ou l’équivalent, doit fournir une confirmation écrite dans laquelle elle affirme que toutes les informations qui ont été demandées ou qui pourraient avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion contenues dans le rapport d’audit ont été fournies. S’iI s’avère que ces documents sont signés par une personne autre que les parties désignées ci-dessus, l’équipe d’audit doit obtenir de l’entité une preuve documentaire de la délégation du pouvoir de signature.
Dans certains cas, l’entité peut être en désaccord avec certains énoncés de l’ébauche du rapport d’audit. Au cours de réunions, l’équipe et l’entité s’efforceront de résoudre les divergences. Si aucun accord ne peut être conclu, le différend est immédiatement porté à l’attention du vérificateur général adjoint. Si le différend n’est pas résolu, il peut être porté à l’attention du vérificateur général. Les questions litigieuses peuvent être mentionnées dans le corps du texte du rapport d’audit, si elles n’ont pu être résolues à la présentation de l’ébauche de transmission.
La section BVG Audit 8060 — Mentions de tiers explique le processus d’examen de la validité et de l’exhaustivité des faits auprès des organisations qui sont mentionnées dans le rapport d’audit, mais qui ne sont pas visées par l’audit. Cet examen est mené à l’étape de l’ébauche du directeur principal (PX).
Une entité peut demander de recevoir l’ébauche du directeur principal (PX) et l’ébauche de transmission (du sous-ministre) dans une des deux langues officielles ou peut demander de recevoir les ébauches dans les deux langues. Si une entité demande d’avoir le document dans les deux langues officielles, les deux versions doivent être envoyées en même temps. L’équipe d’audit doit en être avisée au début de l’audit, de manière à ce que le calendrier (dates D-moins) puisse être adapté en conséquence et que les Services de révision et de traduction du BVG disposent de suffisamment de temps pour traduire le document. Dans le cas d’un audit de performance, l’ébauche du directeur principal (PX) doit être envoyée aux Services de révision pour une révision approfondie avant sa transmission à l’entité. Dans le cas d’un examen spécial, une telle révision peut aussi être nécessaire, à moins que le responsable de la mission ne juge que l’ébauche soit acceptable dans son état actuel et qu’elle puisse être envoyée à l’entité sans être révisée.
Confirmation écrite que toutes les informations demandées ont été fournies
La lettre qui accompagne l’ébauche du PX demande à l’entité auditée de fournir :
-
ses commentaires au sujet de l’ébauche du PX;
-
ses réponses aux recommandations formulées;
-
une confirmation écrite affirmant qu’elle a fourni toutes les informations dont elle a connaissance et qui lui ont été demandées ou qui pourraient avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion contenues dans le rapport (à l’exception de l’information classifiée comme documents confidentiels du Cabinet).
Si l’entité auditée ne fournit pas une telle confirmation écrite, ou si l’équipe d’audit a des doutes sur la fiabilité de la confirmation fournie, le responsable de la mission doit considérer l’incidence que cela peut avoir, s’il y a lieu, sur les travaux d’audit et sur le rapport d’audit, puis il doit consigner son évaluation. Ce faisant, l’équipe d’audit devrait discuter de la question avec les représentants de l’entité afin de comprendre la nature du refus de fournir cette confirmation.
La confirmation écrite doit être fournie avant l’établissement de la date du rapport (BVG Audit 8017 — Approbation du contenu du rapport et date du rapport). Cependant, si l’équipe n’arrive pas à obtenir la confirmation voulue, la préparation de l’ébauche de transmission ne devrait pas être reportée. L’équipe d’audit devrait procéder à l’établissement de la date du rapport et y inclure une explication appropriée précisant que la confirmation exigée conformément aux normes d’audit n’a pas été obtenue.
Approbation du contenu du rapport et date du rapport
Avant d’envoyer l’ébauche de transmission à l’administrateur général (audit de performance) ou au comité d’audit (examen spécial), l’équipe d’audit doit faire approuver le contenu du rapport et dater le rapport d’audit. Pour obtenir un complément d’information à ce sujet, voir la section BVG Audit 8017 — Approbation du contenu du rapport et date du rapport.
Dès la fin de la période visée par l’audit et jusqu’à la date du rapport, l’équipe d’audit doit demeurer à l’affût de tout élément probant ou de tout événement susceptible d’indiquer que les observations et les conclusions figurant dans l’ébauche du rapport sont incorrectes. Elles doivent aussi prendre en considération l’incidence que risquent d’avoir les événements postérieurs sur le contenu du rapport d’audit (voir BVG Audit 8030 — Événements postérieurs et BVG Audit 8095 — Présentation du rapport d’examen spécial au conseil d’administration et publication du rapport).
L’ébauche de transmission
Pour les audits de performance, on entend par « ébauche de transmission » l’ébauche du sous-ministre. Pour les examens spéciaux, il s’agit de l’ébauche soumise au comité d’audit.
L’ébauche de transmission comprend les modifications apportées à la suite de l’examen de l’ébauche du PX par l’entité et des discussions entre l’entité et l’équipe d’audit, ainsi que les réponses de l’entité aux recommandations. Cette ébauche tient également compte de tout autre commentaire et observations formulés par les spécialistes internes au sujet de questions difficiles ou litigieuses, ou d’autres questions exigeant des connaissances et une expérience particulières. L’équipe discute ensuite de l’ébauche de transmission avec le vérificateur général (BVG Audit 2040 — Discussions avec le vérificateur général), avant de la faire parvenir à l’administrateur général de l’entité auditée, dans le cadre d’un audit de performance, ou au président du comité d’audit, dans le cadre d’un examen spécial.
L’ébauche de transmission constitue la version presque définitive du rapport d’audit et il faut limiter les modifications ultérieures. Comme pour l’ébauche du PX, l’ébauche de transmission est un document contrôlé et l’équipe suit les procédures du BVG, qui sont décrites à la section BVG Audit 9020 — Gestion des documents contrôlés.
La lettre qui accompagne l’ébauche de transmission est signée par le responsable de la mission (et comprend une invitation à discuter des résultats de l’audit avec l’administrateur général de l’entité pour les audits de performance).
L’administrateur général de l’entité (pour les audits de performance) ou le président du comité d’audit (pour les examens spéciaux) a deux semaines après la réception de l’ébauche de transmission pour confirmer par écrit que :
-
les faits présentés dans le rapport sont exacts – ou justifier tout désaccord;
-
les réponses de l’entité aux recommandations sont définitives (BVG Audit 8020 — Recommandations et réponses de l’entité).
Si l’équipe ne peut pas obtenir cette l’approbation, le rapport doit l’indiquer. Pour ce faire, une phrase sera généralement ajoutée dans la section du rapport intitulée « À propos de l’audit » (p. ex. « En dépit de tous nos efforts, la direction a refusé de confirmer que les faits présentés dans le rapport sont exacts »). L’équipe peut également envisager de donner des précisions ou des explications complémentaires sur les constatations avec lesquelles l’entité n’est pas d’accord et les raisons qui ont motivé son désaccord.
Entre la date du rapport et la publication de ce dernier, l’équipe d’audit doit demeurer à l’affût de tout élément probant ou de tout événement qui auraient pu influencer la conclusion du rapport d’audit s’ils avaient été connus plus tôt. Si des événements se produisent après la date du rapport, les équipes d’audit ne sont pas tenues de mettre en œuvre des procédures à l’égard de l’objet considéré, mais plutôt d’examiner l’incidence des événements survenus (dans le cas des audits de performance, voir BVG Audit 8030 — Événements postérieurs; dans le cas des examens spéciaux, voir BVG Audit 8095 — Présentation du rapport d’examen spécial au conseil d’administration et publication du rapport).
Examens spéciaux
L’ébauche de transmission est soumise au comité d’audit à des fins de discussion avant qu’elle ne soit envoyée au conseil d’administration. Cet examen a pour but de permettre aux membres du comité d’audit de poser des questions au responsable de la mission qui les aideront à comprendre le rapport et à offrir par la suite des conseils au conseil d’administration. Le BVG encourage le comité d’audit à jouer un rôle actif dans l’examen et l’évaluation du caractère adéquat des réponses aux recommandations et à formuler des commentaires et des observations.
Le responsable de la mission assistera à la réunion du comité d’audit pour discuter du contenu du rapport d’examen spécial. Après la réunion, il faut produire un tableau récapitulatif pour documenter les points importants qui ont été soulevés, y compris les différends et la façon dont ils ont été réglés.
Communication de copies des rapports d’audit de performance après l’envoi de l’ébauche de transmission
Il incombe au responsable de la mission de décider si une copie de la version finale du rapport d’audit sera fournie à l’avance aux entités auditées. Le principal facteur à considérer est la mesure dans laquelle le rapport définitif a changé par rapport à l’ébauche de transmission signée par l’entité ou les entités. Pour cette raison, les entités ne devraient pas s’attendre à ce que des copies leur soient automatiquement envoyées à l’avance pour tous les rapports. Le responsable de la mission devrait bien faire comprendre à l’entité qu’une copie lui est fournie à l’avance pour l’aider à se préparer avant le dépôt et non pour solliciter des commentaires additionnels sur le contenu du rapport.
Les demandes doivent venir des dirigeants principaux de l’audit ou de leur personnel, et l’interface CODI doit être utilisée pour transmettre les copies. En réponse aux demandes des entités, les équipes ne pourront distribuer que deux copies papier des documents contrôlés par le BVG, destinées à l’usage du sous-ministre et du ministre. Ces copies devraient être retournées au Bureau avec les autres copies papier distribuées dans le cadre de l’audit.
Les équipes doivent obtenir les copies de leur rapport auprès des Services de révision pour s’assurer de transmettre les versions les plus récentes.
Les équipes d’audit ne peuvent fournir de copies à l’avance qu’aux entités ayant fait l’objet de l’audit, au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et au Bureau du Conseil privé, à moins que les demandes de copies provenant d’autres entités aient fait l’objet de discussions et aient été approuvées par le Comité directeur de la pratique d’audit de performance.
Étapes suivantes
Audits de performance
Avant de publier la version finale d’un rapport d’audit, le BVG offre aux entités la possibilité d’en examiner les ébauches, de formuler des commentaires sur celles-ci et de valider les faits.
Environ trois semaines avant le dépôt, le vérificateur général (ou le commissaire à l’environnement et au développement durable) envoie une lettre au ministre responsable de l’entité, avec une copie conforme à l’administrateur général, pour l’inviter à discuter du rapport dans les deux semaines qui précèdent le dépôt.
Examens spéciaux
L’équipe d’audit révisera l’ébauche du rapport en fonction des commentaires du comité d’audit et, au moins une semaine avant la réunion, remettra le rapport d’examen spécial définitif et la lettre d’accompagnement dans les deux langues officielles au conseil d’administration de la société d’État. Voir la section BVG Audit 8095 — Présentation du rapport d’examen spécial au conseil d’administration et publication du rapport.