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2010 Gestion de projet
août-2021
Aperçu
Les audits de performance et les examens spéciaux sont considérés comme des projets ayant des objectifs bien précis. Afin de pouvoir gérer un audit comme on gère un projet, il est essentiel de s’assurer de la disponibilité des ressources nécessaires, de scinder les travaux d’audit en tâches, d’attribuer ces tâches aux membres de l’équipe avec des délais clairement définis, et de superviser l’exécution des travaux de sorte qu’ils soient achevés à temps et en respectant le budget, tout en produisant un rapport d’audit de grande qualité.
Exigences de la NCMC 3001
44. Le professionnel en exercice doit planifier la mission afin qu'elle soit réalisée de manière efficace, notamment en définissant l'objectif, l'étendue, le calendrier et la direction de la mission, et en déterminant la nature, le calendrier et l'étendue des procédures à mettre en œuvre pour atteindre ses objectifs. (Réf. : par. A2, A3 et A85 à A89).
Modalités d’application de la NCMC 3001
A85. La planification met à contribution l'associé responsable de la mission, les autres membres clés de l'équipe de mission et les experts externes choisis par le professionnel en exercice, le cas échéant, dans l'élaboration d'une stratégie générale établissant l'étendue, les éléments prioritaires, le calendrier et les modalités d'exécution de la mission, ainsi que d'un plan de mission détaillant la nature, le calendrier et l'étendue des procédures à mettre en œuvre et exposant la logique qui sous-tend leur choix. Une planification adéquate contribue à ce que toute l'attention voulue soit accordée aux aspects importants de la mission, les problèmes potentiels soient détectés et résolus dans les meilleurs délais, et la mission soit organisée et gérée adéquatement afin d'être exécutée avec efficacité et efficience. Une planification efficace permet également d'attribuer le travail aux membres de l'équipe de mission de façon appropriée, facilite la direction et la supervision de ces derniers ainsi que la révision de leur travail, et permet, s'il y a lieu, de coordonner le travail effectué par d'autres professionnels en exercice et experts. La nature et l'étendue des activités de planification varient en fonction des circonstances de la mission, par exemple la complexité de l'objet considéré et des critères. Voici des exemples des principaux éléments qui peuvent être pris en considération :
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les caractéristiques de la mission qui en définissent l'étendue, y compris les termes et conditions de la mission et les caractéristiques de l'objet considéré et des critères;
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le calendrier prévu et la nature des communications requises;
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les résultats des activités d'acceptation de la mission et, s'il y a lieu, la question de savoir si la connaissance acquise à l'occasion d'autres missions réalisées par l'associé responsable de la mission auprès de la partie appropriée ou des parties appropriées est pertinente;
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le processus de la mission;
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la compréhension que possède le professionnel en exercice de la partie appropriée ou des parties appropriées, et de leur environnement, y compris les risques d'écarts importants;
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l'identité des utilisateurs visés et leurs besoins d'information, et la prise en considération de l'importance et des composantes du risque de mission;
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la mesure dans laquelle le risque de fraude est pertinent pour la mission;
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la nature, le calendrier et l'étendue des ressources nécessaires pour effectuer la mission, comme les besoins en matière de personnel et d'expertise, y compris la nature et l'étendue de l'intervention des experts;
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l'incidence de la fonction d'audit interne sur la mission.
Politiques du BVG
Les audits sont réalisés au cours de la période prévue, en respectant le budget et conformément aux politiques du BVG et aux normes de CPA Canada. [avr.-2015]
Directives du BVG
Audits de performance
À la fin de l’étape de la sélection des sujets d’audit (BVG Audit 1510 — Sélection des sujets d’audit de performance), les propositions de rapport d’audit sont discutées et approuvées et constituent le fondement des audits qui feront partie du rapport du vérificateur général ou de la commissaire à l’environnement et au développement durable. Chaque proposition de rapport renferme le coût total estimatif de l’audit.
Le dépôt des rapports au Parlement est planifié à l’avance et permet d’établir la date à laquelle les projets d’audit devraient être terminés.
Examens spéciaux
Un budget pour un examen spécial est pré-approuvé dans le cadre du processus de mise à jour du calendrier des examens spéciaux suivant un cycle de dix ans qui est effectué au moins une fois par année.
Les rapports d'examen spécial sont soumis au conseil d'administration de la société d’État, selon un calendrier d’examens spéciaux fixé à l’avance. Les dates du dépôt des rapports sont déterminées en fonction des dates d’échéances fixées par la loi (chaque société d’État doit faire l’objet d’un examen spécial au moins une fois tous les dix ans) et des ressources du BVG, et après avoir consulté le conseil d’administration. Un rapport d’examen spécial couvre une gamme de moyens et méthodes sélectionnés après évaluation des risques à l’étape de la planification de l’audit.
Réalisation des audits en temps opportun
Pour que les audits soient effectués de manière efficace et terminés à temps, le BVG établit un calendrier à titre indicatif comportant des dates butoirs provisoires pour la réalisation des produits à livrer.
Audits de performance
Ce calendrier, nommé « Dates D-moins », décrit les activités à exécuter pour que les audits soient terminés et publiés à la date convenue pour le dépôt du rapport au Parlement. Les dates D-moins font référence au nombre de semaines qu’il reste avant le dépôt du rapport. Le calendrier est basé sur le déroulement d’un audit type. Si les équipes sont en retard, lorsque par exemple l’audit ne démarre pas au moment voulu, elles doivent concevoir la stratégie d’audit de manière à s’assurer de terminer les travaux pour présenter l’ébauche du directeur principal (PX) à la date D-moins proposée.
Les produits à livrer sont décrits dans la feuille de route d’un audit de performance (BVG Audit 101 — Aperçu des audits de performance). Quelques-unes des dates les plus importantes correspondent aux dates d’envoi de certains documents à l’entité auditée. Il s’agit des dates suivantes :
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date de l’envoi du sommaire du plan d’audit qui énonce les objectifs et les critères de l’audit – envoyé plusieurs semaines après le début de l’audit (BVG Audit 4090 — Sommaire du plan d’audit pour les audits de performance);
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date de l’envoi de l’ébauche du directeur principal – première ébauche du rapport d’audit envoyée à l’entité selon la date D-moins proposée (BVG Audit 8019 — Présentation de l’ébauche du directeur principal (PX) et de l’ébauche de transmission);
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date de l’envoi de l’ébauche de transmission, qui est la version presque définitive du rapport d’audit envoyée à l’administrateur général de l’entité– envoyée selon la date D-moins proposée (BVG Audit 8019 — Présentation de l’ébauche du directeur principal (PX) et de l’ébauche de transmission);
Le calendrier D‑moins est accessible par le biais d’un hyperlien sur la page Intranet du Suivi des produits pour les missions d’appréciation directe. Les équipes d’audit doivent entrer la date de rapport de leurs audits pour créer un calendrier D‑moins et établir les échéances des produits à livrer.
Tout retard par rapport aux dates D-moins clés (surtout lors de l’étape de production du rapport d’audit) a de graves conséquences sur le reste du calendrier d’audit. Par exemple, en cas d’envoi tardif du rapport d’audit aux services de révision et de traduction, il se peut qu’il ne reste pas suffisamment de temps pour bien le réviser.
Si la date de dépôt est retardée parce que la Chambre des communes ne siège pas – par exemple en raison de la tenue d’élections générales – les dates D-moins des rapports d’audit à inclure dans le rapport du vérificateur général ou de la commissaire à l’environnement et au développement durable restent inchangées. Les rapports imprimés sont mis sous clé jusqu’à ce qu’une nouvelle date de dépôt soit fixée.
Examens spéciaux
Le calendrier appelé « Principales dates des rapports d’examen spécial » énumère les produits à livrer dans le cadre d’un examen spécial. Les dates les plus importantes correspondent aux dates d’envoi de certains documents à l’entité auditée. Il s’agit des dates suivantes :
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envoi du plan de l’examen spécial à la direction de l'entité et au comité d’audit (BVG 4100 — Plan d’examen spécial);
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envoi de l’ébauche du directeur principal – première ébauche de l’examen spécial envoyée à la direction de la société d’État (BVG Audit 8019 — Présentation de l’ébauche du directeur principal (PX) et de l’ébauche de transmission);
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envoi de l’ébauche de transmission, qui est la version presque définitive du rapport d’examen spécial envoyée au comité d’audit (BVG Audit 8019 — Présentation de l’ébauche du directeur principal (PX) et de l’ébauche de transmission);
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envoi de la version définitive du rapport d’examen spécial au conseil d’administration(BVG Audit 8095 — Présentation du rapport d’examen spécial au conseil d’administration et publication du rapport).
L‘équipe d’audit doit créer un calendrier des « Principales dates des rapports d’examen spécial » afin d’établir les échéances des produits à livrer. Lors de la mise au point du calendrier, l’équipe doit discuter et convenir des échéances avec les représentants de la société d’État.
Les équipes d’audit devraient connaître les dates des produits à livrer et accorder le temps nécessaire pour :
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exécuter le travail (BVG Audit 4044 — Élaboration de la stratégie d’audit : grille logique d’audit; BVG Audit 4070 — Programmes d’audit);
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exécuter les consultations nécessaires (BVG Audit 3081 — Consultation; BVG Audit 2040 — Discussions avec le vérificateur général; et BVG Audit 2050 — Réunions du comité consultatif);
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examiner les ébauches avec l’entité (BVG Audit 8019 — Présentation de l’ébauche du directeur principal (PX) et de l’ébauche de transmission).
Exécution des audits dans les limites du budget
La proposition de rapport d’audit (dans le cas d’un audit de performance) ou le calendrier des examens spéciaux (dans le cas d’un examen spécial) contient les données sur le montant budgété, et chaque audit se voit attribuer un nombre d’heures et un budget.
Les directeurs ont la responsabilité d’allouer le budget à chacun de leurs audits. Pour cela il faut :
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déterminer le nombre d'heures nécessaires par exercice;
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déterminer les principales tâches à exécuter pour réaliser l’audit;
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déterminer le nombre d’heures nécessaires aux principales tâches et désigner les personnes qui réaliseront les travaux;
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déterminer les frais de déplacement pour l’audit;
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déterminer les frais des contrats (p. ex. les experts-conseils) accordés pour l’audit.
Le total de ces frais détermine le budget de l’audit. Les auditeurs qui participeront à l’audit peuvent avoir différents degrés de disponibilité; il est donc important d’établir le nombre d’heures nécessaires à l’exécution de l’audit en fonction de leur disponibilité.
On s’attend à ce que les membres de l’équipe de tous les niveaux fassent preuve de diligence raisonnable dans la gestion des budgets. Cela signifie qu’ils devraient contribuer à la prise des décisions relatives au budget et surveiller les projets pour éviter les surprises.
Le processus d’approbation de l’examen (BVG Audit 4080 — Approbation de l’examen) exige des autorisations attestant que les travaux de l’étape de planification ont été achevés et le budget définitif, établi.
Surveillance des progrès
Tout au long de l’audit, le responsable de mission surveille l’utilisation des ressources en fonction du budget pour garantir que les échéances des étapes clés sont respectées et que tout écart est noté et géré. Le responsable de mission peut déléguer certaines de ces responsabilités au directeur et à d’autres membres de l’équipe.
Les équipes d’audit doivent rester vigilantes tout au long de l’audit et suivre en permanence les travaux accomplis par rapport au plan établi. Elles doivent également réagir et s’adapter aux situations qui se présentent. Si la date fixée pour une étape change, l’équipe doit en évaluer l’incidence sur la production du rapport d’audit définitif.
Outils de gestion de projet
La grille logique d’audit et les programmes d’audit afférents sont des outils qui permettent de gérer les audits avec efficience et de garder l’équipe d’audit centrée sur ce qui a été décidé à l’étape de la planification de l’audit.
La grille logique d’audit est un outil de planification qui établit l’approche d’audit à suivre à l’étape de l’examen et qui contribue à planifier les audits de manière efficiente et efficace. Elle établit des liens logiques entre l’objectif, les critères et l’approche d’audit et les constatations qui pourraient découler de l’examen. Elle fournit les questions à poser, les méthodes d’analyse et de collecte d’éléments probants à utiliser, les limites quant aux données et les messages destinés aux utilisateurs concernés. Pour plus d’informations, voir BVG Audit 4044 — Élaboration de la stratégie d’audit : grille logique d’audit.
Les programmes d’audit sont liés directement à la grille logique d’audit et contiennent l’information détaillée au sujet des travaux à effectuer. L’information est détaillée pour que les membres comprennent bien ce qu’il faut faire à l’étape de l’examen. Les programmes contiennent le budget estimatif et le calendrier d’exécution pour différentes étapes des programmes d’audit. Les procédures d'audit peuvent être documentées dans la grille logique d'audit ou dans des programmes d'audit distincts. Pour plus d’information, voir BVG Audit 4070 — Programmes d’audit.
Documents d’audit et approbations
Le logiciel pour les feuilles de travail d’audit électronique du BVG fournit des informations détaillées sur les documents d’audit à conserver et les approbations à obtenir. Ces documents et approbations clés comprennent les éléments suivants, sans toutefois s’y limiter :
Principaux documents
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le formulaire de confirmation d’indépendance relative à la mission de certification, rempli et signé par chaque membre de l’équipe d’audit;
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la grille logique d’audit;
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le sommaire du plan d’audit ou le plan d’examen spécial;
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les programmes d’audit détaillés précisant les travaux à effectuer et les travaux effectués;
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les documents contenant les commentaires et les avis de conseillers externes, des membres des Services juridiques, des spécialistes internes, du vérificateur général et de l’examinateur de la qualité de la mission (s’il y en a un), ainsi que les mesures prises pour donner suite aux conseils reçus (les décisions d’audit prises par le responsable de mission à la suite des conseils reçus);
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les documents montrant les commentaires de la direction de l’entité sur l’ébauche des rapports d’audit et la façon dont on y a donné suite;
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une liste des documents sur support papier contrôlés qui ont été envoyés à l’entité;
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les lettres reliées à la mission et les réponses connexes.
Principales approbations
- l’approbation du choix de l’audit (s’il y a lieu);
- l’approbation de l’examen;
- l’approbation du contenu du rapport;
- l’approbation de la publication.
Aspects généraux à considérer relatifs à la gestion de projet
Les audits doivent être réalisés conformément aux politiques du BVG et aux normes de CPA Canada (BVG Audit 1011 – Normes de CPA Canada dans le contexte d’une mission d’appréciation directe et BVG Audit 1012 – Qualité des audits, notamment les rôles et responsabilités liés à la qualité des audits).
Pour une gestion efficace d’un projet, il ne suffit pas de réaliser l’audit en respectant les délais fixés et le budget établi; il faut également :
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attribuer les diverses tâches aux membres de l’équipe de manière à ne pas les sous-utiliser ou les surcharger de travail;
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attribuer les diverses tâches aux membres de l’équipe de manière à les aider à développer et/ou à profiter de leur expertise, selon les besoins;
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motiver et assister les membres de l’équipe et faire en sorte qu’ils restent concentrés et informés de la progression du projet;
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encourager les membres de l’équipe à communiquer leurs préoccupations de manière à ce que les problèmes puissent être abordés et résolus dans les meilleurs délais;
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planifier en tenant compte des imprévus de manière à avoir un plan de rechange si la réalisation d’une étape ne se passait pas comme prévu;
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être informé des obstacles susceptibles d’entraver la progression du processus d’audit et planifier en conséquence;
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être informé de la manière dont les décisions sur un aspect de l’audit pourraient affecter les autres aspects (par exemple le fait de prendre plus de temps pour une étape d’audit réduira le temps disponible pour les autres).