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1174 Suspension d’un dossier
avr.-2015
Aperçu
Les audits prévus sont parfois abandonnés, annulés ou reportés.
Cette section présente les exigences et les directives en vue de fermer, en temps opportun, le dossier d’un audit abandonné, annulé ou reporté.
Les équipes d’audit doivent également faire preuve de prudence lorsqu’un audit non terminé fait l’objet d’un litige.
Politiques du BVG
Le responsable de mission doit fermer le dossier d’un audit abandonné, annulé ou largement reporté dans les 60 jours civils suivant la décision d’abandonner, de reporter ou d’annuler la mission d’audit. [nov.–2011]
Directives du BVG
Suspension d’un dossier d’audit
En règle générale, les dossiers d’audit sont fermés dans les 60 jours civils suivant la date du rapport de mission de certification (BVG Audit 1171 – Constitution d’un dossier d’audit définitif). Il peut arriver qu’une équipe d’audit doive fermer un dossier d’audit avant que la mission d’audit ne soit terminée, par suite de la décision d’abandonner, d’annuler ou de reporter un audit (décision habituellement approuvée par le Conseil de direction) (BVG Audit 3011 – Acceptation et maintien de la mission). Cela se produit dans les cas suivants :
- abandon d’un audit annuel avant ou pendant l’audit, ou avant la publication du rapport;
- annulation d’un audit de performance ou d’un examen spécial alors que les travaux d’audit ou d’examen ont déjà commencé;
- report important d’un audit alors que les travaux d’audit ont déjà commencé.
S’ils ont effectué des travaux d’audit et que des documents ont été créés, les auditeurs sont tenus de fermer le dossier d’audit afin de le conserver et qu’il devienne accessible. Dans ce cas, les auditeurs doivent fermer le dossier d’audit dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit sans le compléter ou l’examiner. Le dossier doit être préservé tel qu’il était au moment de l’arrêt des travaux d’audit. Les auditeurs doivent aussi ajouter une note au dossier d’audit expliquant pourquoi l’audit n’a pas été terminé.
Le responsable de mission doit aviser le Service des dossiers que l’audit a été abandonné, annulé ou reporté et il doit fermer le dossier.
Si l’équipe d’audit prend connaissance du fait qu’un audit ayant été abandonné, annulé ou reporté fait l’objet d’un litige, le responsable de mission doit immédiatement consulter les Services juridiques avant de fermer le dossier d’audit. Une fois que l’équipe de mission est au courant du risque de litige, elle doit faire preuve d’une grande rigueur dans la conservation des documents. Les documents transmis par l’entité ou produits par l’équipe peuvent être pertinents pour le litige en cause et faire l’objet d’une saisie, notamment au cours de l’examen préalable. Il s’agit de l’étape du litige où les parties doivent remettre aux autres parties copie de tous les documents en leur possession qui sont pertinents. (BVG Audit 1192 – Confidentialité, archivage sécurisé, intégrité, accessibilité et facilité de consultation de la documentation des missions).