Bureau du vérificateur général du CanadaRapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information — 2021-2022

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information donne aux personnes qui ont la citoyenneté canadienne ou le statut de résident permanent, ainsi qu’à toute personne ou société présente au Canada, un droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents de l’administration fédérale, sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées.

Le paragraphe 94(1) de la Loi stipule que la ou le responsable de toute institution fédérale doit préparer un rapport annuel sur l’application de la Loi au sein de son institution et présenter ce rapport au Parlement. De plus, aux termes de l’article 20 de la Loi sur les frais de service, les institutions doivent rendre compte de tous les frais juridiques relevant de leur compétence perçus au cours de la période visée par le rapport.

Le présent rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information au Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) décrit la manière dont nous nous sommes acquittés de nos responsabilités aux termes de cette loi pendant l’exercice 2021-2022.

Qui sommes-nous?

Le BVG audite les activités du gouvernement fédéral et fournit au Parlement, de manière indépendante, de l’information, des avis et une assurance sur la gestion fédérale des fonds publics.

Notre principale activité est l’audit législatif. Nous réalisons :

• des audits de performance des ministères et des organismes fédéraux;
• des audits annuels des états financiers du gouvernement;
• des examens spéciaux des sociétés d’État et des audits annuels de leurs états financiers;
• des audits des gouvernements du Nunavut, du Yukon et des Territoires du Nord-Ouest.

Depuis 1995, le BVG a également un mandat précis en matière d’environnement et de développement durable, qui est exercé par le commissaire à l’environnement et au développement durable au nom de la vérificatrice générale du Canada. La Loi fédérale sur le développement durable et la Loi sur la responsabilité en matière de carboneutralité confèrent d’autres responsabilités au commissaire visant à examiner et à surveiller les stratégies de développement durable du gouvernement du Canada et la mise en place de mesures pour l’atténuation des changements climatiques.

Équipe de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est membre de l’équipe des Services juridiques, de l’AIPRP et des politiques, qui est dirigée par l’avocate générale du BVG. Le coordonnateur de l’AIPRP à temps plein est appuyé par une ou un analyste subalterne, une avocate ou un avocat et du personnel administratif, au besoin. Les principales activités du coordonnateur de l’AIPRP étaient, notamment :

• de surveiller la conformité aux lois, aux procédures et aux politiques pertinentes en matière d’AIPRP;
• de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• de définir et de mettre en œuvre les politiques, procédures et lignes directrices afin de veiller au respect de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels par le BVG;
• de faire connaître la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein du BVG pour veiller à ce que les membres du personnel soient au fait de leurs responsabilités;
• d’établir des rapports annuels destinés au Parlement et d’autres rapports prévus par les lois, ainsi que d’autres documents qui pourraient être exigés par les organismes centraux;
• de traiter, au nom du BVG, avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, le commissaire à l’information du Canada et le commissaire à la protection de la vie privée du Canada, ainsi qu’avec les autres ministères et organismes fédéraux, de questions concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• d’aider le BVG à respecter ses engagements en matière d’ouverture et de transparence, grâce à la divulgation proactive et à la communication non officielle de l’information.

Rendement

Au cours de la période visée par le rapport, soit du 1er avril 2021 au 31 mars 2022, le BVG a reçu 17 demandes officielles, dont 10 ont été fermées pendant la période visée par le rapport et 7 ont été reportées à la période suivante. Aucune demande n’a été reportée de la période précédente.

Prorogations et délai d’exécution des demandes fermées

Au cours de la période visée par le rapport, le BVG a invoqué des prorogations lors du traitement de 5 demandes : 3 prorogations de moins de 30 jours, 1 prorogation de 31 à 60 jours et 1 prorogation de 121 à 180 jours, qui comprenait une prorogation obligatoire pour consulter des tiers.

Parmi les demandes reçues au cours de la période visée par le rapport :

• 1 demande, soit 6 % des demandes reçues, a fait l’objet d’une divulgation intégrale;
• 4 demandes, soit 24 % des demandes reçues, ont fait l’objet d’une divulgation partielle;
• 2 demandes, soit 12 % des demandes reçues, ont fait l’objet d’un refus intégral de divulgation;
• 3 demandes, soit 18 % des demandes reçues, n’ont mené à la récupération d’aucun document.

Au cours de la période visée par le rapport, toutes les demandes officielles présentées au titre de la Loi sur l’accès à l’information ont été traitées avant l’échéance prescrite par cette loi.

Tendances pluriannuelles

En général, le BVG continue de recevoir un faible volume de demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

• Au cours des 3 dernières périodes de rapport, y compris la période visée par le présent rapport, le BVG a reçu en tout 35 demandes.
• Au cours de l’exercice 2019-2020, le BVG a reçu et traité 10 demandes.
• Au cours de l’exercice 2020-2021, le BVG a reçu et traité 8 demandes.

La plupart de ces demandes étaient complexes ou volumineuses, ou visaient à obtenir des renseignements personnels au titre de la Loi sur l’accès à l’information. Au cours de la période visée par le présent rapport, de nombreuses demandes portaient sur la vaccination et les vaccins contre la maladie à coronavirus (COVID-19).

Consultations

Les demandes de consultation d’autres ministères sont généralement liées aux audits en cours. Même si le BVG doit refuser la communication de renseignements sur les audits conformément à l’alinéa 16.1(1)a) de la Loi sur l’accès à l’information, les ministères qui le consultent ne peuvent pas en faire autant. C’est pourquoi le BVG ne peut pas recommander l’invocation de cette exception. Si les documents font référence à un audit en cours, il recommande généralement l’invocation de l’exception au titre de l’article 22 de la Loi lorsque la divulgation des documents pourrait nuire aux résultats de l’audit. Le BVG a répondu à 17 demandes de consultation au cours de la période visée par le rapport et a recommandé l’invocation d’exceptions dans 2 cas.

Sommaire des principaux enjeux et mesures prises à l’égard de plaintes ou d’audits

Au cours de la période visée par le présent rapport, le BVG a reçu quatre plaintes, qui ont toutes été reportées à la période suivante, soit 2022-2023 :

• Une plainte alléguait que le BVG avait illégalement détruit ou dissimulé des documents liés à la demande de la personne ayant porté plainte.
• Une autre plainte, liée à la même demande, concernait l’application inappropriée de l’article 16.5 de la Loi sur l’accès à l’information, qui prévoit l’exemption de tout document lié à des divulgations dans le cadre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles.
• Deux plaintes, liées à deux demandes provenant d’une seule personne, alléguaient l’application inappropriée de l’alinéa 16.1(1)a) de la Loi sur l’accès à l’information, qui exige l’exemption de tout document créé ou obtenu au cours d’audits. Comme les demandes visaient exclusivement des dossiers d’audits, le BVG devait refuser la divulgation de tous les documents. Bien que ces deux plaintes aient été reportées à la prochaine période de rapport, elles ont été depuis abandonnées. Un résumé de ces plaintes sera inclus dans le prochain rapport annuel présenté au Parlement.

Une autre plainte concernant une demande effectuée au cours de l’exercice 2019-2020 avait été reportée à la période de rapport 2022-2023. Toutefois, au moment du dépôt du présent rapport, l’enquête sur la plainte était terminée. Un résumé de cette plainte sera inclus dans le prochain rapport annuel présenté au Parlement.

Le BVG n’a effectué aucun audit interne pendant la période visée par le rapport.

Politiques, lignes directrices et procédures propres à l’institution

Au cours de la période visée par le rapport, le BVG n’a pas révisé de politiques, de lignes directrices ou de procédures liées à la Loi sur l’accès à l’information, et n’en a pas mis en œuvre de nouvelles.

Suivi de la conformité

Le BVG utilise un système de gestion des cas qui assure le suivi des demandes actives et fermées. Le système est conçu pour surveiller le respect des échéances prescrites par la loi.

L’équipe de l’AIPRP tient des réunions bimensuelles pour discuter des activités liées aux demandes, déterminer les échéances et aider à garantir que tous les membres de l’équipe connaissent l’état des dossiers. Des réunions régulières avec l’avocate générale sont également tenues puisqu’il s’agit de la cadre supérieure responsable des questions relatives à l’AIPRP.

La haute direction (jusqu’à la vérificatrice générale, inclusivement) est informée de la conformité aux obligations liées aux lois, aux politiques et aux règlements, sur demande ou au besoin.

Comme l’indiquent la partie 11.2 de l’annexe et l’introduction du présent rapport, le BVG a consacré 0,520 année-personne aux activités liées à l’AIPRP au cours de la période visée par le rapport.

Formation et sensibilisation

Le BVG exige que tous les membres de son personnel suivent une formation obligatoire portant sur l’AIPRP. Ce cours en ligne, à rythme libre, est offert par l’École de la fonction publique du Canada.

Tous les nouveaux membres du personnel du BVG doivent terminer cette formation dans les 3 mois suivant leur date d’entrée en fonction.

Pendant la période visée par le rapport, 150 membres du personnel ont suivi cette formation.

Le coordonnateur de l’AIPRP donne régulièrement des conseils et des notes d’information au personnel du BVG sur le traitement des demandes d’AIPRP. De plus, des renseignements et des outils visant à aider le personnel à traiter les demandes d’AIPRP sont accessibles sur les sites Web interne et externe du BVG.

Incidence des mesures prises en réponse à la COVID-19

Au cours de la période visée, le BVG n’a pas été touché par les mesures liées à la pandémie de COVID-19.

Application de la Loi sur l’accès à l’information

Demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Sources des demandes reçues

Au cours de la période visée par le rapport, 14 demandes ont été soumises par des membres du public, 2 demandes ont été soumises par des entreprises et 1 demande a été soumise par des médias.

Mesures prises à l’égard des demandes traitées

Parmi les demandes traitées au cours de la période visée par le rapport :

• 1 demande a fait l’objet d’une divulgation intégrale;
• 4 demandes ont fait l’objet d’une divulgation partielle;
• 2 demandes ont fait l’objet d’un refus intégral de divulgation en raison d’exceptions;
• 3 demandes n’ont pas pu être traitées parce qu’il n’existait aucun document pertinent à cet égard.

Exceptions invoquées

Concernant les 4 demandes pour lesquelles des exceptions ont été invoquées :

• le paragraphe 15(1) a été invoqué pour 1 des demandes;
• l’alinéa 16.1(1)a) a été invoqué pour les 4 demandes;
• l’alinéa 16(2)c) a été invoqué pour 1 des demandes;
• l’article 16.5 a été invoqué pour 1 des demandes;
• le paragraphe 19(1) a été invoqué pour 2 des demandes;
• l’alinéa 20(1)a) a été invoqué pour 1 des demandes;
• l’alinéa 20(1)b) a été invoqué pour 1 des demandes;
• l’alinéa 20(1)c) a été invoqué pour 1 des demandes;
• l’alinéa 20(1)d) a été invoqué pour 1 des demandes;
• l’alinéa 21(1)a) a été invoqué pour 2 des demandes;
• l’alinéa 21(1)b) a été invoqué pour 2 des demandes;
• l’alinéa 21(1)c) a été invoqué pour 2 des demandes;
• l’article 23 a été invoqué pour 1 des demandes.

Exclusions citées

Le BVG n’a cité aucune exclusion au cours de la période visée par le rapport.

Délai de traitement

Parmi les demandes traitées au cours de la période visée par le rapport :

• 5 demandes ont été achevées dans un délai de 30 jours;
• 2 demandes ont été achevées dans un délai de 31 à 60 jours;
• 2 demandes ont été achevées dans un délai de 61 à 120 jours;
• 1 demande a été achevée dans un délai de 121 à 180 jours.

Prorogation des délais

L’article 9 de la Loi prévoit la prorogation du délai fixé par celle-ci si des consultations sont nécessaires, ou si la demande porte sur un grand nombre de documents et que le traitement de cette demande dans le délai prévu entrave de manière déraisonnable le fonctionnement du BVG. Parmi les demandes traitées au cours de la période visée par le présent rapport :

• le délai fixé pour 3 demandes a été prorogé de 30 jours ou moins conformément à l’alinéa 9(1)a);
• le délai fixé pour 1 demande a été prorogé de 31 à 60 jours conformément à l’alinéa 9(1)a);
• le délai fixé pour 1 demande a été prorogé de 121 à 180 jours conformément à l’alinéa 9(1)a);
• le délai fixé pour 1 demande a été prorogé de 60 jours conformément à l’alinéa 9(1)c).

Méthode d’accès

Des copies électroniques des documents ont été fournies en réponse aux 7 demandes qui ont entraîné la divulgation partielle ou intégrale d’information.

Frais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information aux fins de l’application de la Loi sur les frais de service

Selon la Loi sur les frais de service, l’autorité compétente doit faire déposer devant le Parlement un rapport annuel sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus au titre de la Loi sur l’accès à l’information pendant la période visée par le rapport, les renseignements ci-dessous sont présentés conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service :

• Loi habilitante : Loi sur l’accès à l’information
• Montant des frais : droits de 5 $ pour la présentation d’une demande^{Note *}
• Total des recettes : 0 $
• Frais annulés : 85 $

Coûts opérationnels

Pour la période visée par le rapport, les coûts directs associés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information sont estimés à 192 984 $ au titre des salaires et à 2 182 $ au titre des biens et services, pour un total de 195 166 $. Ce montant comprend le temps que passent le coordonnateur de l’AIPRP, les membres à temps partiel de l’équipe de l’AIPRP et tous les autres membres du personnel et entrepreneurs du BVG sur des activités liées à la Loi. Le BVG est en mesure d’estimer les coûts salariaux de toutes les activités liées à l’AIPRP grâce à son logiciel et à ses pratiques de comptabilisation du temps, qui exigent que tous les membres du personnel imputent le temps passé sur des questions d’AIPRP.

Annexe : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Bureau du vérificateur général du Canada

Période d’établissement de rapport : 2021-04-01 au 2022-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages recommuniquées informellement

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapports

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Exceptions

4.3 Exclusions

4.4 Format des documents communiqués

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

4.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

4.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

4.5.7 Autres complexités

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

4.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

4.8 Demandes de traduction

Section 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 – Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l’extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Enquêtes et compte rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Section 10 – Recours judiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l’alinéa 28(1)b)

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines