2009 février — Rapport de la vérificatrice générale du Canada La gestion des renseignements sur l'identité

2009 février — Rapport de la vérificatrice générale du Canada

La gestion des renseignements sur l'identité

Avant-propos

Points saillants

Introduction

Les renseignements sur l'identité sont essentiels à la prestation des services fédéraux
Objet de la vérification

Observations et recommandations

Les fonds de renseignements sur l'identité

Trois des quatre institutions recueillent seulement les renseignements sur l'identité qu'elles sont autorisées à recueillir

La gestion de la qualité des renseignements

Élections Canada et Service Canada disposent de systèmes adéquats pour la gestion de la qualité
L'Agence du revenu du Canada peut améliorer davantage la gestion de la qualité des renseignements sur l'identité
Passeport Canada ne dispose pas de certains des éléments clés d'un système de gestion de la qualité

Une stratégie pangouvernementale

Il n'y a pas d'approche intégrée de la gestion des renseignements sur l'identité
De nombreux avantages des solutions communes ne se sont pas concrétisés
Les pratiques actuelles visant l'obtention de données de l'état civil se chevauchent
Les exigences législatives et la protection des renseignements personnels ne sont pas nécessairement des obstacles
Il n'y a pas de structures de gouvernance et de financement efficaces pour soutenir une approche commune
Il y a peu d'orientation stratégique sur la façon de gérer les renseignements sur l'identité
Le Secrétariat du Conseil du Trésor a effectué récemment des travaux en matière d'orientation stratégique, mais il faut faire davantage

Conclusion

À propos de la vérification

Annexe — Tableau des recommandations

Pièces :

1 — Bases de données des renseignements sur l'identité qui ont été examinées au cours de la vérification

2 — Quatre institutions fédérales recueillent, chacune de leur côté, à peu près les mêmes renseignements sur l'identité pour les entrer dans leurs bases de données

3 — Des besoins communs, mais des solutions distinctes pour l'identification et l'authentification en ligne

4 — Obtenir des provinces et des territoires des renseignements sur l'identité par voie électronique : un grand nombre d'initiatives fédérales et plusieurs faux départs

5 — De nombreuses initiatives visant l'établissement de principes stratégiques pour la gestion de l'identité portent sur les mêmes questions, mais aucune n'a été adoptée par le gouvernement

Avant-propos

Les citoyens et les résidants canadiens entretiennent des relations diverses avec le gouvernement fédéral. Ils reçoivent du gouvernement des services et des prestations, par exemple les versements de sécurité du revenu et les paiements du Régime de pensions du Canada; ils exercent leurs droits, par exemple, le droit de vote et le droit d'entrer au pays et d'en sortir librement. De plus, ils s'acquittent d'obligations, telle que celle de payer des impôts. Les différentes institutions fédérales qui assurent ces services et prestations et qui facilitent l'exercice de ces droits doivent confirmer que leurs clients sont bien les personnes qu'ils affirment être.

Confirmer l'identité d'une personne chaque fois que celle-ci traite avec le gouvernement représente un défi complexe. Bien des gens donnent leur nom ou inscrivent leur date de naissance de façon légèrement différente d'une fois à l'autre. Chaque année, un nombre considérable de Canadiens déménagent et changent donc d'adresse. De plus, beaucoup oublient ou égarent les numéros d'identification qui leur sont attribués et les mots de passe qu'ils ont choisis.

Pour relever ce défi, les institutions fédérales recueillent, à différentes fins, auprès des mêmes personnes, des renseignements qui sont semblables mais pas toujours exactement les mêmes d'une organisation à l'autre.

Dans le cadre de plusieurs vérifications menées récemment, le Bureau du vérificateur général a constaté que les organisations qui gèrent ces renseignements semblables doivent faire face à des défis similaires. Au printemps 2007, le Bureau a décidé d'étudier de plus près la façon dont les institutions fédérales gèrent les renseignements qu'elles utilisent pour identifier leurs clients, c'est-à-dire les renseignements sur l'« identité ». Plus particulièrement, le Bureau voulait savoir comment les organisations assurent la qualité de ces renseignements et dans quelle mesure elles collaborent pour garantir une utilisation efficiente des fonds de renseignements du gouvernement.

Le Commissariat à la protection de la vie privée a également mené plusieurs vérifications sur la façon dont les institutions fédérales gèrent les renseignements personnels qu'elles détiennent, entre autres, les renseignements sur l'identité. Il a constaté que les institutions ont besoin d'un cadre efficace de gestion de la protection de la vie privée si elles veulent atteindre les objectifs de leurs programmes et appliquer les pratiques exemplaires en matière de protection des renseignements personnels. Le Commissariat a décidé d'étudier de plus près le cadre de gestion de la protection de la vie privée de certaines institutions fédérales : la façon dont elles organisent leurs activités au moyen de structures, de politiques, de systèmes et de processus pour attribuer les responsabilités en matière de protection des renseignements personnels, coordonner les travaux dans ce domaine, gérer les risques qui menacent ces renseignements et assurer le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Nos deux bureaux ont donc convenu de collaborer à des vérifications simultanées, conformément à nos mandats respectifs. Cette collaboration constitue une première : deux mandataires du Parlement effectuent des vérifications simultanées d'institutions fédérales sélectionnées et font rapport au Parlement en même temps.

Les deux équipes ont participé ensemble aux processus de vérification et échangé régulièrement de l'information.

Les deux bureaux font rapport sur les systèmes et les pratiques de quatre institutions fédérales, dont chacune gère au moins une grande base de données de renseignements personnels qui comprend des renseignements sur l'identité. Élections Canada, par exemple, gère le Registre national des électeurs, qui renferme les renseignements personnels d'environ 23 millions d'électeurs admissibles. Service Canada administre le Registre d'assurance sociale, qui contient les renseignements personnels de toutes les personnes ayant fait une demande de numéro d'assurance sociale; en 2007, le Registre comptait près de 31 millions de dossiers actifs. L'Agence du revenu du Canada gère la base de données IDENT, qui contient les renseignements personnels d'environ 33 millions de contribuables. Enfin, le fichier central de Passeport Canada contient les dossiers de plus de 17 millions de passeports valides.

Le Bureau du vérificateur général a constaté qu'à une exception près, les organisations recueillaient seulement les renseignements sur l'identité qu'elles étaient autorisées à recueillir. Deux des institutions fédérales gèrent bien la qualité des renseignements recueillis, tandis que dans les deux autres cette gestion pourrait être améliorée. Toutefois, les institutions fédérales n'ont pas intégré leurs approches de la gestion des renseignements sur l'identité. De nombreux cadres, stratégies et initiatives semblables ont été mis en œuvre au cours des dix dernières années, mais ces projets ont entraîné un chevauchement des processus, le réexamen fréquent des mêmes problèmes et l'adoption de solutions incomplètes pour répondre aux besoins sous-jacents.

Le Commissariat à la protection de la vie privée a constaté que deux des quatre institutions avaient des cadres de gestion de la protection de la vie privée relativement efficaces mais nécessitant des améliorations, tandis que la gestion des renseignements personnels par les deux autres institutions présentait des lacunes importantes. Le Commissariat a décelé des cas où les renseignements sont recueillis et utilisés sans que la loi ne le permette, où les renseignements personnels risquent d'être communiqués sans autorisation, voire perdus, et où les risques pour la protection de la vie privée ne sont pas bien évalués. Des lacunes dans le cadre de gestion des renseignements personnels d'une institution peuvent avoir diverses conséquences bien réelles pour les Canadiens, notamment le risque que leurs renseignements personnels soient utilisés à des fins illégales, comme dans le cas du vol d'identité.

Les deux mandataires du Parlement préconisent un leadership plus énergique de la part des organismes centraux du gouvernement, particulièrement du Secrétariat du Conseil du Trésor. Celui-ci a un rôle crucial à jouer en établissant des normes et en publiant des politiques, des directives et des lignes directrices concernant la gestion des renseignements sur l'identité et l'élaboration de cadres modèles pour la gestion de la protection de la vie privée.

Sans un leadership plus énergique, les institutions fédérales continueront probablement, chacune de leur côté, de mettre au point des solutions incomplètes pour relever leurs défis communs. En effet, elles doivent trouver des moyens d'authentifier l'identité des citoyens et des résidants canadiens à qui elles procurent des services et de protéger les renseignements personnels qu'elles recueillent et utilisent, entre autres pour en assurer l'intégrité, la sécurité et la confidentialité. Le lecteur peut se faire une bonne idée des possibilités qui existent — ainsi que des risques liés à l'inaction — en lisant les deux rapports comme un tout.

Les institutions fédérales peuvent mieux gérer cet actif du gouvernement que sont les renseignements personnels. Le fait de ne pas apporter les améliorations nécessaires se traduira en des coûts et une perte d'efficience, et pourrait porter atteinte à la vie privée des Canadiens.

 

La vérificatrice générale du Canada,
Sheila Fraser

 

La commissaire à la protection de la vie privée,
Jennifer Stoddart

Points saillants

Objet

La capacité du gouvernement de réaliser, pour le compte de la population canadienne, certains de ses programmes les plus vastes et les plus importants repose sur les renseignements qui permettent aux institutions fédérales d'identifier les demandeurs de services. Les renseignements sur l'identité comprennent, par exemple, le nom, la date de naissance et l'adresse de la personne.

Dans le cadre de notre vérification, nous avons examiné les bases de données renfermant des renseignements sur l'identité de l'Agence du revenu du Canada, d'Élections Canada, de Passeport Canada et de Service Canada. Les quatre bases de données que nous avons examinées contiennent des renseignements semblables sur l'identité de la majorité des adultes vivant au Canada. Nous avons examiné si les quatre institutions gèrent les renseignements sur l'identité comme une ressource précieuse en recueillant seulement ce qui est pertinent pour les besoins de leurs programmes ou de leurs activités et en utilisant des pratiques adéquates pour assurer la qualité des renseignements. Nous avons également examiné la mesure dans laquelle les institutions collaborent pour régler des problèmes communs et échanger des solutions. Le but de cette collaboration serait de gérer les renseignements sur l'identité de façon efficiente tout en respectant les exigences en matière de protection des renseignements personnels et les autres exigences législatives. Notre vérification a également porté sur le rôle du Secrétariat du Conseil du Trésor en tant qu'organisme central chargé de fournir une orientation relativement à la gestion de l'information et de l'identité au sein de l'administration fédérale.

Nous n'avons pas vérifié la sécurité des données, c'est-à-dire les contrôles d'accès et la sécurité de la transmission des données.

Pertinence

De nos jours, les personnes qui demandent des services au gouvernement s'attendent à ce que les institutions fédérales répondent à leurs besoins de façon efficiente et intégrée. Pour ce faire, les institutions fédérales utilisent de plus en plus les renseignements sur l'identité contenus dans leurs bases de données afin d'identifier les demandeurs de services. Ces institutions doivent s'assurer que les renseignements qu'elles utilisent sont valides et exacts.

Il est difficile de déterminer les coûts de la gestion des renseignements sur l'identité. Toutefois, selon l'information qui nous a été fournie, les coûts estimatifs de mise au point de chacune des quatre bases de données examinées se sont établis entre 12 millions de dollars et 31 millions de dollars. Les coûts d'exploitation annuels estimatifs de chacune de ces bases de données varient de 3 millions de dollars à 20 millions de dollars. Le fait d'améliorer la gestion des renseignements sur l'identité permettrait d'accroître l'efficience et de réduire le chevauchement. Cela pourrait également améliorer les services aux Canadiens en réduisant le besoin de répéter les processus, en rationalisant l'accès aux services et en améliorant la communication entre l'administration et les citoyens.

Constatations

Réaction des institutions fédérales concernées. Les institutions fédérales concernées acceptent nos recommandations. Leurs réponses sont présentées à la suite des recommandations tout au long du rapport.

Introduction

Les renseignements sur l'identité sont essentiels à la prestation des services fédéraux

1. La Politique sur la gestion de l'information de l'administration fédérale souligne que les renseignements du gouvernement sont une composante essentielle d'une gestion efficace. En outre, cette politique précise que les renseignements doivent être gérés comme une ressource précieuse afin d'appuyer toutes les dimensions des activités gouvernementales.

2. Les renseignements sur l'identité sont essentiels pour que le gouvernement puisse réaliser certains de ses programmes les plus vastes et les plus importants. Ces renseignements aident les institutions fédérales à fournir leurs services uniquement aux personnes admissibles.

3. De nos jours, les personnes qui demandent des services au gouvernement s'attendent à ce que les institutions fédérales répondent à leurs besoins de façon efficiente et intégrée. Comme elles fournissent davantage de services par voie électronique, les institutions fédérales utilisent l'information des bases de données renfermant des renseignements sur l'identité pour identifier les Canadiens et authentifier leur identité. Elles doivent veiller à le faire de façon efficiente et s'assurer que l'information qu'elles utilisent est valide et exacte.

4. Le fait de tirer parti des possibilités d'améliorer la gestion des renseignements sur l'identité comporte bien des avantages potentiels. Pour les institutions fédérales, cela pourrait se traduire par une efficience accrue et par moins de chevauchement. Quant aux clients, ils auraient moins souvent à se soumettre aux mêmes processus; l'accès aux services serait rationalisé et la communication avec l'administration en serait facilitée. En outre, le fait pour le gouvernement de s'assurer de l'exactitude des renseignements pourrait réduire les erreurs, contribuer à prévenir la fraude et améliorer l'exécution des programmes.

5. Les renseignements sur l'identité, qui sont un type de renseignements personnels, sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi qu'aux politiques connexes qui régissent la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels. De plus, la collecte et la gestion des renseignements sur l'identité par certaines institutions fédérales sont aussi régies par des lois relatives aux programmes, telles que la Loi électorale du Canada, la Loi sur l'assurance-emploi et la Loi de l'impôt sur le revenu. La gestion des renseignements doit également être conforme à la Politique sur la sécurité du gouvernement fédéral.

6. Nous estimons que l'administration fédérale compte au moins neuf grandes bases de données pour lesquelles l'établissement de l'identité est un aspect important de la prestation de services aux clients et où la plupart des adultes vivant au Canada peuvent s'attendre à figurer à un moment ou à un autre de leur vie. Quatre institutions fédérales gèrent ces neuf bases de données.

7. Nous avons examiné une base de données (voir la pièce 1) dans chacune des quatre institutions fédérales examinées :

Pièce 1 — Bases de données des renseignements sur l'identité qui ont été examinées au cours de la vérification

Base de données Institution fédérale Contenu Année de création Nombre de dossiers actifs
Fichier maître d'identification des particuliers (IDENT) Agence du revenu du Canada Renseignements permettant d'établir l'identité, tirés des déclarations de revenus et des demandes de prestations 1985 33,4 millions1
Registre national des électeurs (RNE) Élections Canada Renseignements permettant d'établir l'identité des Canadiens ayant qualité d'électeurs 1997 23,3 millions
Fichier central Passeport Canada Demandes de passeport dûment remplies et documents à l'appui pour les passeports et les documents de voyage délivrés 1999 16,4 millions
Registre d'assurance sociale (RAS) Service Canada Renseignements personnels sur les demandeurs de numéros d'assurance sociale 1964 31,1 millions

1 La base IDENT comprend certains dossiers portant la mention « décédé » pour lesquels des activités fiscales sont toujours en cours.

Sources : Agence du revenu du Canada, Élections Canada, Passeport Canada et Service Canada

8. Il est difficile d'évaluer les coûts de gestion des renseignements sur l'identité, car ces renseignements sont généralement considérés comme une composante des renseignements personnels gérés par une institution et sont souvent administrés dans le cadre d'un ensemble plus vaste de renseignements liés aux programmes. Néanmoins, selon l'information fournie par les institutions fédérales, les coûts estimatifs de mise au point de chacune des quatre bases de données se sont établis entre 12 millions de dollars et 31 millions de dollars. Les coûts d'exploitation annuels estimatifs de chacune de ces bases de données varient de 3 millions de dollars à 20 millions de dollars, mais ces chiffres n'englobent pas tous les coûts pertinents. Certaines institutions fédérales n'ont pas inclus dans leurs coûts d'exploitation les coûts de collecte des données, les coûts indirects ni les coûts des activités de contrôle de la qualité; aucune n'a été en mesure de fournir ses coûts d'archivage et de retrait de l'information.

Objet de la vérification

9. La vérification a porté sur la façon dont l'Agence du revenu du Canada, Élections Canada, Passeport Canada et Service Canada gèrent les renseignements sur l'identité contenus dans les quatre bases de données que nous avons examinées. Plusieurs de ces institutions ont changé de nom ces dernières années par suite de réorganisations gouvernementales; dans le présent rapport, nous utilisons leur nom actuel.

10. La vérification visait à déterminer si les quatre institutions gèrent les renseignements sur l'identité comme une ressource précieuse, en recueillant seulement les renseignements sur l'identité qui sont pertinents pour les besoins de leurs programmes et en utilisant des pratiques qui sont adéquates pour assurer la qualité de ces renseignements. Nous avons également examiné la mesure dans laquelle elles collaborent pour régler les problèmes communs et échanger des solutions, et ce, afin de gérer les renseignements sur l'identité de façon efficiente tout en respectant les exigences en matière de protection des renseignements personnels et les autres exigences législatives.

11. Notre vérification visait aussi le rôle du Secrétariat du Conseil du Trésor en tant qu'organisme central chargé de fournir une orientation relativement à la gestion de l'information et de l'identité au sein de l'administration fédérale. Nous nous sommes également penchés sur le rôle de Statistique Canada puisque, lors de notre vérification, cet organisme était responsable du Système national d'acheminement des données, un projet particulier que nous avons examiné.

12. La section intitulée À propos de la vérification, à la fin du présent rapport, fournit d'autres détails sur l'objectif, l'étendue, la méthode et les critères de la vérification.

Observations et recommandations

Les fonds de renseignements sur l'identité

13. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une institution fédérale ne peut recueillir des renseignements sur l'identité, à moins qu'ils n'aient un lien direct avec ses programmes ou ses activités. En outre, la gestion par une institution de renseignements sur l'identité qui ne sont pas pertinents pour l'exécution de ses programmes peut constituer une utilisation inefficiente de ses ressources.

14. Nous avons examiné les types de renseignements sur l'identité qui sont contenus dans les bases de données choisies et les raisons pour lesquelles l'Agence du revenu du Canada, Élections Canada, Passeport Canada et Service Canada recueillent et gèrent cette information.

Trois des quatre institutions recueillent seulement les renseignements sur l'identité qu'elles sont autorisées à recueillir

15. Agence du revenu du Canada, Passeport Canada et Service Canada. Dans les bases de données que nous avons examinées, nous avons constaté que chaque élément d'information sur l'identité utilisé par l'Agence du revenu du Canada, Passeport Canada et Service Canada a un lien direct avec les programmes que ces institutions exécutent. De plus, nous avons constaté que ces institutions ont les autorisations voulues — établies dans les lois, les règlements et les politiques régissant leurs programmes respectifs — pour recueillir les renseignements sur l'identité contenus dans leurs bases de données.

16. Élections Canada. Élections Canada n'a pas l'autorisation voulue à l'égard de certains renseignements sur l'identité qu'il recueille et conserve. Le Registre national des électeurs est constitué en vertu de l'article 44 de la Loi électorale du Canada. La Loi précise plusieurs données sur l'identité qui doivent y être conservées et permet aussi à Élections Canada de recueillir et de conserver des renseignements jugés fiables et nécessaires à la mise à jour du Registre.

17. Élections Canada recueille de l'information auprès des bureaux des provinces et des territoires qui délivrent les permis de conduire, et parfois auprès des organismes électoraux des provinces, surtout dans le but d'obtenir des renseignements sur les changements d'adresse. Certains territoires et provinces lui envoient les renseignements sur l'identité de tous les conducteurs, y compris ceux qui ont moins de 18 ans, information qu'Élections Canada n'est pas autorisé à recueillir puisque l'institution sait que ces personnes ne sont pas des électeurs. Les représentants d'Élections Canada nous ont indiqué que ces renseignements leur permettent d'inviter les personnes en question à s'inscrire comme électeurs quand elles atteignent 18 ans. Élections Canada estime détenir, à l'heure actuelle, des renseignements sur l'identité d'environ 104 000 jeunes de moins de 18 ans.

18. Recommandation. Élections Canada devrait s'assurer de recueillir uniquement les renseignements sur l'identité que la Loi électorale du Canada l'autorise à recueillir.

Réponse d'Élections Canada. Élections Canada souscrit à la recommandation et prendra les mesures suivantes pour s'y conformer d'ici le 31 mars 2009 :

Cependant, en vertu du paragraphe 540(2) de la Loi électorale du Canada, Élections Canada est tenu de conserver pendant au moins deux ans les documents relatifs à la mise à jour du Registre national des électeurs. Après cette période et sous réserve du consentement du bibliothécaire et archiviste du Canada, Élections Canada détruira les CD-ROM, disquettes et autre support matériel ayant servi à la transmission des renseignements.

Élections Canada souligne que les données sur ces personnes âgées de moins de 18 ans ne figurent ni dans le Registre national des électeurs ni sur les listes électorales.

La gestion de la qualité des renseignements

19. La gestion de renseignements sur l'identité qui sont de piètre qualité ou inutilisables n'est pas conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels ni aux directives sur la gestion de l'information du Conseil du Trésor. La Loi comme les directives exigent des institutions fédérales qu'elles prennent des mesures raisonnables pour s'assurer que les renseignements personnels qu'elles détiennent sont exacts, à jour et complets. Si elles ne gèrent pas de façon appropriée la qualité des renseignements sur l'identité, les institutions fédérales risquent d'avoir à répéter certains processus pour corriger des erreurs et de ne pas pouvoir assurer à leur clientèle un service de qualité. De plus, le fait de détenir des données sur l'identité qui sont de bonne qualité contribue à la détection et à la prévention des cas de fraude et d'abus.

20. Les systèmes de gestion de la qualité donnent l'assurance que chaque contrôle de la qualité fonctionne comme prévu. Ces systèmes sont essentiels, car ils fournissent à la direction de l'information objective sur le rendement et lui signalent rapidement les risques susceptibles de nuire à l'exécution des programmes. Sur le plan de la gestion de la base de données, ils offrent aussi un moyen de s'assurer que les renseignements déjà versés dans le système ne s'altèrent pas et qu'ils ne deviennent pas inutilisables.

21. Nous avons examiné les mesures prises par l'Agence du revenu du Canada, Élections Canada, Passeport Canada et Service Canada pour s'assurer que les renseignements sur l'identité qui sont versés dans leurs bases de données sont exacts, complets et valides, qu'ils sont tenus à jour et qu'ils ne s'altèrent pas au fil du temps.

Élections Canada et Service Canada disposent de systèmes adéquats pour la gestion de la qualité

22. Élections Canada. En novembre 2005, nous avions signalé qu'Élections Canada avait mis en place les principaux éléments d'un système de gestion de la qualité, notamment deux cibles, pour la couverture et l'exactitude des renseignements versés dans le Registre national des électeurs (RNE) (Rapport de novembre 2005, chapitre 6, « Élections Canada — L'administration du processus électoral fédéral »). De plus, nous avions signalé qu'Élections Canada avait mis en place des contrôles et des moyens pour s'assurer d'atteindre ces cibles.

23. Au cours de la présente vérification, nous avons constaté qu'Élections Canada évalue toujours son rendement relativement à la qualité des renseignements versés dans le RNE en fonction de ces deux cibles, qu'il en fait rapport et qu'il prend des mesures en vue d'apporter d'autres améliorations.

24. Service Canada. En février 2007, nous avions signalé que, même si Service Canada était en bonne voie d'améliorer la qualité des données du Registre d'assurance sociale (RAS), il lui restait encore beaucoup de travail à faire (Rapport Le Point de février 2007, chapitre 6, « La gestion du numéro d'assurance sociale — Ressources humaines et Développement social Canada »).

25. Au cours de la présente vérification, nous avons constaté que Service Canada prend des mesures importantes pour mettre en œuvre un système d'évaluation de la qualité pour les données du RAS et de production de rapports à cet égard. De plus, l'institution a adopté une stratégie de gestion de la qualité pour les nouvelles données entrées dans le RAS au moment de la présentation d'une demande de numéro d'assurance sociale (NAS). Depuis février 2007, Service Canada a établi deux objectifs pour ce qui est de la qualité des renseignements sur l'identité contenus dans le RAS — le taux d'exactitude des NAS légitimes et le taux d'exactitude des données de l'état civil — et s'est fixé des cibles en regard de ces objectifs. Les représentants de Service Canada nous ont dit qu'ils comptent mesurer ces taux d'exactitude et communiquer l'information à cet égard dans le Rapport ministériel sur le rendement 2007-2008 de Ressources humaines et Développement social Canada, ministère dont Service Canada fait partie.

26. En octobre 2007, Service Canada a mis en œuvre un processus national de contrôle de la qualité pour les demandes de NAS. Le personnel de l'organisme effectue un examen indépendant de cas prélevés au hasard afin de vérifier si les nouveaux renseignements entrés dans le RAS lors de la présentation d'une demande de NAS sont complets, exacts et valides.

L'Agence du revenu du Canada peut améliorer davantage la gestion de la qualité des renseignements sur l'identité

27. Nous avons constaté que l'Agence du revenu du Canada a mis en place des processus visant à repérer et à régler les problèmes potentiels de mauvaise qualité dans sa base de données des renseignements sur l'identité (IDENT). Les gestionnaires d'IDENT appliquent certains de ces processus, par exemple, les tests annuels de la base de données administrés avant le début de la période des impôts ainsi que les rapports mensuels d'erreurs, qui signalent les incohérences relevées dans les renseignements ainsi que les cas où les règles de validité du système sont contournées. Nous avons constaté que l'Agence prend rapidement des mesures pour faire enquête et corriger les erreurs.

28. Les autres processus d'assurance de la qualité sont gérés par les fonctions opérationnelles, qui utilisent les renseignements sur l'identité dans le cadre de différentes activités, par exemple le traitement des déclarations de revenus. Ainsi, l'Agence met annuellement à jour les renseignements sur l'identité en s'appuyant sur les déclarations de revenus produites par les particuliers et évalue la mesure dans laquelle ces déclarations sont traitées avec exactitude. Elle est en train d'élaborer une stratégie en vue d'uniformiser et de mieux surveiller les processus de contrôle de la qualité appliqués dans ses centres des opérations, ce qui fournirait des assurances supplémentaires, à savoir que les renseignements des déclarations de revenus, par exemple, sont reflétés avec exactitude dans IDENT.

29. Toutefois, nous avons constaté que, dans certains cas, le personnel de l'Agence n'utilisait pas tous les processus et rapports qui sont à sa disposition pour obtenir de l'information sur la qualité des données entrées dans IDENT. Pourtant, si cela était fait, les gestionnaires pourraient surveiller les renseignements versés dans IDENT et prendre des mesures pour régler les problèmes, au besoin.

30. En outre, nous avons constaté que l'Agence évalue officiellement son rendement en regard d'une cible de qualité pour un seul élément des renseignements sur l'identité entrés dans l'IDENT, à savoir l'adresse, et elle communique de l'information à ce sujet. (Pour que l'Agence bénéficie des tarifs d'affranchissement préférentiels de Postes Canada, il faut que 95 p. 100 des adresses de ses envois soient exactes).

31. En 2006, l'Agence du revenu du Canada a lancé un projet pluriannuel visant le renouvellement de la base de données IDENT. Le projet prévoit la validation des données et des processus pour de nombreux champs, l'établissement d'une fonction de gérance des données qui identifierait les propriétaires fonctionnels des données, ainsi qu'une nouvelle définition des autorisations et des règles qui régissent l'entrée des renseignements dans la base de données et leur extraction. Nous avons observé que, jusqu'à présent, la validation n'a pas fait ressortir de problèmes majeurs relativement à la qualité des données.

Passeport Canada ne dispose pas de certains des éléments clés d'un système de gestion de la qualité

32. Passeport Canada a mis en place des contrôles visant à repérer et à régler les problèmes de mauvaise qualité des données qui peuvent se présenter au moment du traitement d'une demande de passeport. Cependant, il ne possède pas de système exhaustif de gestion de la qualité qui surveillerait l'efficacité des contrôles du traitement des demandes et, au fil du temps, la qualité des renseignements entrés dans le fichier central, la base de données servant à la délivrance des passeports.

33. Le processus simplifié de renouvellement des passeports, adopté en août 2007, s'appuie sur les renseignements sur l'identité soumis par le demandeur lors de la précédente demande de passeport, quelque cinq ans plus tôt, et entrés alors dans le fichier central. Le titulaire du passeport n'a pas à soumettre de nouveau les mêmes renseignements sur son identité. Après 2011, année où le passeport valide pour une période de dix ans sera introduit, le renouvellement des passeports sera fondé sur les données entrées dans le ficher central jusqu'à dix ans plus tôt. En raison de ces deux changements, il est essentiel non seulement que la qualité des données figurant sur les demandes de passeport soit assurée avant que ces données ne soient versées dans le système, mais aussi que la qualité des données soit maintenue au fil du temps.

34. Passeport Canada ne s'est pas fixé d'objectifs précis en matière de qualité, mais il veille à ce que les renseignements sur l'identité figurant sur la demande de passeport soient bien reproduits sur le passeport imprimé. Nous avons examiné les contrôles prévus à cette fin à l'un des deux sites de traitement des demandes de Passeport Canada. Nous avons constaté que des contrôles manuels et informatisés étaient en place pour contribuer à ce que les renseignements sur l'identité figurant sur les demandes de passeport soient entrés fidèlement dans le système. Les agents des passeports voyaient à assurer le suivi des problèmes et à les régler avant que le passeport ne soit imprimé. Toutefois, Passeport Canada ne surveille pas systématiquement la mesure dans laquelle ces contrôles fonctionnent, si ce n'est dans un rapport sur les passeports produits contenant de l'information erronée.

35. De plus, la direction n'évalue pas systématiquement la qualité des données sur l'identité contenues dans le fichier central, ni ne communique d'information à ce sujet, bien qu'elle demande parfois des rapports sur la qualité en fonction d'un besoin précis. En 2007, par exemple, une évaluation des risques a été réalisée relativement au processus simplifié de renouvellement des passeports; cette évaluation a permis de repérer, après analyse, des écarts entre les renseignements contenus dans le système et les renseignements fournis dans les demandes de renouvellement des passeports. L'évaluation a montré qu'il y avait certaines inexactitudes dans la base de données malgré les contrôles appliqués lors de l'entrée des données. Ces résultats indiquent qu'il serait avantageux d'évaluer régulièrement la qualité des renseignements contenus dans le système.

36. En 2007, nous avions signalé que Passeport Canada avait commencé à mettre au point un programme d'assurance de la qualité visant à appuyer le processus de délivrance des passeports et que ses représentants s'attendaient à ce que ce système soit mis en œuvre avant 2008 (Rapport Le Point de février 2007, chapitre 5, « Les services de passeport — Passeport Canada »). La présente vérification nous a permis de constater que les travaux liés à ce programme avaient cessé en raison des priorités opérationnelles concernant l'Initiative relative aux voyages dans l'hémisphère occidental. Les représentants de Passeport Canada nous ont dit qu'ils reprendraient les travaux en 2008.

37. Recommandation. Passeport Canada devrait mettre en œuvre un système exhaustif de gestion de la qualité pour s'assurer de la qualité des décisions relatives à l'admissibilité, de la qualité de l'entrée des données ainsi que des renseignements contenus dans le fichier central, la base de données servant à la délivrance des passeports. Il devrait définir des buts précis relativement à la qualité des données, évaluer la mesure dans laquelle il les atteint et faire rapport à ce sujet.

Réponse de Passeport Canada. Passeport Canada reconnaît qu'un système plus exhaustif de gestion de la qualité devrait être mis en œuvre. L'institution définira les notions de « qualité des décisions relatives à l'admissibilité », de « qualité de l'entrée des données » et de « qualité des renseignements contenus dans le fichier central » dans le contexte de ses opérations, établira des normes et des mesures de rendement précises, et examinera la mise en place d'un système lui permettant de faire rapport de son rendement. Des consultations auprès d'organisations d'autres pays et d'organisations canadiennes, telles que celles qui sont mentionnées dans le rapport, seront menées. L'échéance pour ce faire est la fin de l'exercice 2009-2010.

Mise en œuvre du système de gestion de la qualité :

Une stratégie pangouvernementale

38. Avec son cadre stratégique sur l'information et la technologie de l'information, le Secrétariat du Conseil du Trésor préconise une stratégie pangouvernementale de gestion des renseignements, et ce, dans les limites imposées par d'autres exigences législatives et stratégiques précises.

39. On entend par une stratégie pangouvernementale de la gestion des renseignements sur l'identité :

40. D'autres administrations ont étudié la question, à savoir si elles devaient favoriser une approche plus intégrée pour gérer les renseignements sur l'identité de leurs citoyens. Elles en ont conclu qu'il y avait des avantages à en tirer en ce qui a trait à l'efficience et à la prestation des services. Nous avons visité plusieurs administrations au Canada et à l'étranger et constaté que, dans certains cas, leurs pratiques sont mieux intégrées que les pratiques de l'administration fédérale, bien qu'aucune administration n'ait de solution globale. Leurs pratiques comprennent des systèmes :

Certaines de ces administrations reconnaissent que les renseignements sur l'identité se distinguent des autres renseignements personnels et qu'ils constituent un besoin commun pour l'identification des clients. L'établissement de cette distinction permet une plus grande réutilisation des renseignements sur l'identité par les organisations gouvernementales.

Il n'y a pas d'approche intégrée de la gestion des renseignements sur l'identité

41. Nous avons examiné la façon dont l'Agence du revenu du Canada, Élections Canada, Passeport Canada et Service Canada recueillent et conservent les renseignements sur l'identité dans les quatre bases de données choisies, la nature des renseignements sur l'identité détenus qui sont communs aux quatre institutions et la nature des renseignements sur l'identité qui sont partagés par les quatre institutions fédérales.

42. Les quatre institutions recueillent des renseignements similaires (voir la pièce 2) et échangent certains de ces renseignements. Leurs activités respectives ont cependant évolué de façon indépendante et à des périodes différentes, selon leurs besoins, leurs priorités et les autorisations régissant les programmes de chacune. Par conséquent, il n'y a pas d'approche intégrée de la gestion des renseignements sur l'identité.

Pièce 2 — Quatre institutions fédérales recueillent, chacune de leur côté, à peu près les mêmes renseignements sur l'identité pour les entrer dans leurs bases de données

  Base de données et institution fédérale
Élément des renseignements sur l'identité Agence du revenu du Canada (IDENT) Élections Canada
(RNE)
Passeport Canada
(fichier central)
Service Canada
(RAS)
Nom Renseignements sur l'identité recueillis Renseignements sur l'identité recueillis Renseignements sur l'identité recueillis Renseignements sur l'identité recueillis
Date de naissance Renseignements sur l'identité recueillis Renseignements sur l'identité recueillis Renseignements sur l'identité recueillis Renseignements sur l'identité recueillis
Lieu de naissance     Renseignements sur l'identité recueillis Renseignements sur l'identité recueillis
Renseignements sur le décès Renseignements sur l'identité recueillis Renseignements sur l'identité recueillis Note1 Renseignements sur l'identité recueillis
Citoyenneté Renseignements sur l'identité recueillis Note2 Renseignements sur l'identité recueillis Renseignements sur l'identité recueillis
Adresse Renseignements sur l'identité recueillis Renseignements sur l'identité recueillis Renseignements sur l'identité recueillis Renseignements sur l'identité recueillis
Situation de famille Renseignements sur l'identité recueillis   Renseignements sur l'identité recueillis  
Sexe Renseignements sur l'identité recueillis Renseignements sur l'identité recueillis Renseignements sur l'identité recueillis Renseignements sur l'identité recueillis
Numéro attribué Numéro d'assurance sociale Numéro d'électeur Numéro de passeport Numéro d'assurance sociale

Renseignements sur l'identité recueillis Renseignements sur l'identité recueillis

1 Même si le fichier central comporte un champ permettant de consigner la date de décès, Passeport Canada ne recueille pas systématiquement ce renseignement.

2 Aucun champ n'existe dans le RNE pour les données sur la citoyenneté étant donné que cette base de données ne contient que les noms des électeurs admissibles, qui doivent être citoyens canadiens.

Sources : Agence du revenu du Canada, Élections Canada, Passeport Canada et Service Canada

43. Service Canada et Passeport Canada recueillent, chacun de leur côté, des renseignements sur l'identité qu'ils entrent dans leurs bases de données. Service Canada recueille des renseignements sur l'identité pour le Registre d'assurance sociale une seule fois, lors de la demande de numéro d'assurance sociale (NAS). Les données peuvent être mises à jour lorsque le titulaire concerné demande de faire remplacer sa carte ou elles peuvent être corrigées, au besoin, lorsque le titulaire demande certaines prestations qui nécessitent le NAS, par exemple les prestations d'assurance-emploi. Passeport Canada recueille des renseignements sur l'identité chaque fois qu'une personne présente une demande de passeport, ce qui, à l'heure actuelle, se produit tous les cinq ans; toutefois cette situation changera en 2011, année où le passeport valide pour une période de dix ans sera introduit. Les deux organisations recueillent presque tous les renseignements sur l'identité directement auprès des Canadiens.

44. En revanche, l'Agence du revenu du Canada et Élections Canada s'appuient sur l'information qu'ils reçoivent des organisations partenaires pour la plupart des renseignements sur l'identité ajoutés à leurs bases de données. Chaque semaine, Service Canada communique à l'Agence du revenu du Canada le nom, les renseignements sur la naissance ainsi que le sexe de tous les titulaires des nouveaux NAS attribués. L'Agence recueille et met à jour d'autres renseignements sur l'identité, par exemple les adresses, qu'elle tire des déclarations de revenus annuelles produites par les particuliers.

45. Élections Canada recueille et met à jour les données sur l'identité du Registre national des électeurs principalement à l'aide de l'information mensuelle ou trimestrielle transmise par les différents partenaires, tels que l'Agence du revenu du Canada, de même que les organismes électoraux, les bureaux qui délivrent les permis de conduire et les bureaux de l'état civil des provinces et des territoires. Le Registre national des électeurs est également mis à jour lorsque les électeurs actualisent les renseignements sur leur identité au moment d'une élection, soit environ tous les quatre ans.

46. Les quatre institutions examinées ont conclu, entre elles et avec d'autres partenaires, plus de 60 ententes dans le but de valider et de mettre à jour les renseignements sur l'identité contenus dans leurs bases de données. Toutefois, l'étendue de ces échanges est régie par les lois relatives aux programmes et les ententes bilatérales; elle n'est pas nécessairement le résultat d'une évaluation visant à déterminer quel arrangement serait le plus efficient et le plus profitable à l'échelle du gouvernement.

47. Les ententes visant l'échange d'information portent essentiellement sur le transfert unilatéral plutôt que sur l'échange de données entre les institutions. La négociation de ces ententes est coûteuse en temps et en ressources, tout comme le maintien des processus de transfert des données. Ces nombreuses ententes ont donné lieu à du chevauchement ainsi qu'à des occasions ratées. Nous avons constaté que, en règle générale, les autorisations sous-jacentes et les ententes d'échange des données mêmes ne permettent pas de corriger l'information reçue. Ainsi, si Élections Canada juge qu'une adresse qu'il détient est plus récente que celle que l'Agence du revenu du Canada lui a communiquée, aucun mécanisme ne lui permet d'en informer l'Agence. Pour régler cette situation, les dispositions législatives qui régissent les bases de données pourraient devoir être modifiées.

De nombreux avantages des solutions communes ne se sont pas concrétisés

48. Nous avons également examiné la façon dont les institutions fédérales visées par notre vérification ont répondu, dans leur gestion des renseignements sur l'identité, à deux besoins communs :

49. Identification et authentification en ligne. La prestation de services par voie électronique exige de solides mécanismes d'identification et d'authentification, et ce, pour s'assurer que les services sont fournis seulement aux personnes admissibles. De plus en plus, les mécanismes d'identification et d'authentification ont pour fondement les renseignements sur l'identité contenus dans les bases de données fédérales.

50. En 2002, le Secrétariat du Conseil du Trésor a proposé le développement d'un système commun d'identification et d'authentification pour la prestation des services en ligne. Un tel système comporterait des avantages potentiels, dont l'amélioration des services aux clients et l'utilisation plus efficiente des ressources. Les demandeurs de services auraient à leur disposition des moyens plus simples et plus uniformes de s'identifier auprès des différentes institutions fédérales et d'authentifier les renseignements qu'ils fournissent. Chaque organisation fédérale pourrait ainsi éviter les coûts liés à la mise au point de sa propre solution en matière d'identification et d'authentification. En outre, de nombreuses activités générales liées au développement d'un système, telles que l'évaluation des risques et des menaces ainsi que des répercussions sur la protection des renseignements personnels, pourraient être conçues sous forme générique puis adaptées aux besoins particuliers de chaque institution, ce qui réduirait la charge de travail et les coûts.

51. Nous avons constaté que, même si les représentants de l'Agence du revenu du Canada et de Service Canada ont discuté à plusieurs reprises de la mise en œuvre d'un système commun, ils ont finalement développé des systèmes semblables, mais distincts (voir la pièce 3).

Pièce 3 — Des besoins communs, mais des solutions distinctes pour l'identification et l'authentification en ligne

Période Institution fédérale Objet Résultat

Du début de 2002 à janvier 2003

Agence du revenu du Canada

Service Canada

Secrétariat du Conseil du Trésor

Les institutions étudient la possibilité de collaborer en vue de développer un système partagé d'authentification, fondé sur le numéro d'assurance sociale. Un financement d'environ 1 million de dollars est approuvé pour étudier cet arrangement.

Un modèle de gestion est mis au point et présenté à des groupes de discussion composés de citoyens en 2002.

En 2003, le projet est abandonné en raison de préoccupations concernant l'utilisation des données sur le revenu pour donner accès aux programmes sociaux.

Du printemps 2002 à ce jour

Agence du revenu du Canada

L'Agence développe son propre système de gestion de l'authentification. Les coûts de développement prévus au budget s'établissent à environ 4,6 millions de dollars.

Le processus est mis en œuvre par étapes, au moyen de la base de données IDENT et des renseignements sur les revenus.

De l'automne 2002 à ce jour

Service Canada

Service Canada développe son propre système d'inscription et d'authentification pour certains programmes. Les coûts de développement et d'exploitation jusqu'en mars 2008 s'établissent à 7,4 millions de dollars.

En 2002, Service Canada réalise une étude de faisabilité en vue d'établir son propre système d'authentification en ligne et commence la mise en œuvre du système en janvier 2004.

Début de 2003

Élections Canada

Élections Canada réalise une étude de faisabilité portant sur l'inscription en ligne des électeurs.

Aucune solution en ligne n'est mise en œuvre. Élections Canada revoit sa stratégie globale pour l'inscription des électeurs.

Mars 2004

Agence du revenu du Canada

Service Canada

Les institutions étudient des possibilités de collaboration afin de mettre en commun leurs systèmes d'authentification.

Aucune décision n'est prise.

De 2006 à ce jour

Agence du revenu du Canada

Anciens Combattants Canada

Les institutions mettent en œuvre une solution partagée pour l'inscription et l'authentification, appelée Portageur, au coût d'environ 1,1 million de dollars.

Les demandeurs de services en ligne qui s'adressent à Anciens Combattants Canada sont authentifiés à l'aide du système de l'Agence du revenu du Canada.

2006

Agence du revenu du Canada

Service Canada

Les institutions discutent de la possibilité de fusionner leurs systèmes d'identification et d'authentification en s'appuyant sur le concept Portageur.

Aucune solution commune n'est mise au point, car il n'y a pas eu entente sur les niveaux d'assurance fournis par chacun des systèmes ni sur le financement nécessaire à leur fusion.

Sources : Agence du revenu du Canada, Élections Canada, Service Canada et Secrétariat du Conseil du Trésor.

52. Élections Canada et Passeport Canada n'ont pas encore mis au point de services s'appuyant sur des méthodes en ligne pour l'identification et l'authentification.

53. Validation des renseignements sur l'identité auprès des provinces et des territoires. Les bureaux de l'état civil des provinces et des territoires sont les autorités qui émettent les preuves concernant les naissances et les décès au Canada. L'Agence du revenu du Canada, Élections Canada, Passeport Canada et Service Canada utilisent ces renseignements émanant des provinces et des territoires pour confirmer l'identité des demandeurs et déterminer s'ils ont droit aux prestations et aux services. Depuis au moins la fin des années 1990, les institutions fédérales reconnaissent les avantages de faire valider ces renseignements par les autorités émettrices, avantages qui comprennent, entre autres, des données de meilleure qualité, des décisions plus opportunes, moins de paiements en trop, une amélioration du service à la clientèle et la capacité de déceler plus facilement et plus rapidement la mauvaise utilisation des renseignements, notamment la fraude.

54. En 1999, le Conseil de la statistique de l'état civil du Canada, groupe consultatif composé de représentants de Statistique Canada et de chacun des 13 bureaux de l'état civil des provinces et des territoires, a reconnu qu'une stratégie nationale pour l'acheminement par voie électronique des données sur l'état civil comporterait des avantages, tels que la réduction des coûts et un accès plus rapide à de l'information à jour.

55. Toutefois, près de dix ans après l'établissement des premiers liens électroniques entre une institution fédérale et une province, seuls quelques renseignements sur l'identité sont obtenus par voie électronique et certains de ces renseignements se chevauchent. Les différentes institutions fédérales prennent des ententes distinctes avec certaines des mêmes provinces. Des quatre institutions fédérales examinées, seul Élections Canada reçoit des renseignements sur l'identité de toutes les provinces et tous les territoires, mais l'accès à ces données n'est pas automatisé. L'Agence du revenu du Canada et Service Canada obtiennent des renseignements sur l'état civil de certaines provinces par voie électronique dans le cadre de deux projets distincts. Passeport Canada a participé à des projets pilotes visant à valider les renseignements sur les naissances mais, à l'heure actuelle, il n'obtient pas de renseignements sur les naissances ni sur les décès par voie électronique.

56. La pièce 4 montre l'évolution de ces ententes.

Pièce 4 — Obtenir des provinces et des territoires des renseignements sur l'identité par voie électronique : un grand nombre d'initiatives fédérales et plusieurs faux départs

Période Organisation Objet Résultat

De 1998 à ce jour

Service Canada

Service Canada établit l'accès électronique aux renseignements sur les naissances détenus par le Nouveau-Brunswick.

Service Canada valide les données sur la naissance auprès de la province lors de la présentation d'une demande de numéro d'assurance sociale.

De 1999 à 2001

Conseil de la statistique de l'état civil du Canada, y compris Statistique Canada

Le Conseil met au point une étude de définition ainsi qu'une analyse de rentabilisation pour un système national d'acheminement des données qui permettrait aux partenaires de recueillir et d'échanger les données de l'état civil par voie électronique. Les coûts estimatifs de la mise en œuvre s'élèvent à plus de 10 millions de dollars.

Le projet est mis en attente en raison des coûts.

De 2000 à 2003

Passeport Canada

Bureau de l'état civil de la Colombie-Britannique

Les organisations élaborent une stratégie de validation des données sur les naissances fondée sur l'établissement de liens électroniques, et ce, pour authentifier l'information soumise par les demandeurs de passeport.

Un projet pilote de trois mois est réalisé en 2003.

De 2003 à mars 2006

Statistique Canada

Passeport Canada

Agence du revenu du Canada

Bureaux de l'état civil de l'Alberta et de la Colombie-Britannique

Autres organisations fédérales

Statistique Canada relance son projet national d'acheminement des données de 2001. Le projet fusionne avec la stratégie de Passeport Canada pour devenir le Système national d'acheminement des données (SNA). L'Agence du revenu du Canada y participe.

Dans le cadre de l'initiative Gouvernement en direct, le Conseil du Trésor fournit un financement de plus de 4,3 millions de dollars.

Le projet pilote du SNA se déroule d'avril 2004 à mars 2006. Le rapport d'évaluation conclut à sa réussite. Passeport Canada démontre que les données sur les naissances peuvent être validées directement en les comparant à celles des bases de données des provinces et que les partenaires peuvent être notifiés rapidement des naissances et des décès. L'Agence du revenu du Canada estime que, si l'ensemble des provinces et des territoires participent, cela se traduira annuellement par une réduction de 2 millions de dollars des paiements en trop.

De 2004 à ce jour

Service Canada

Bureaux de l'état civil de l'Ontario, de la Colombie-Britannique et de l'Alberta

Service Canada décide qu'il ne peut attendre les résultats du projet pilote du SNA et amorce son propre projet, l'initiative des liens avec les données de l'état civil. Les objectifs de cette initiative sont de procéder en même temps au traitement d'une demande de numéro d'assurance sociale et à l'inscription d'une naissance (Service d'enregistrement des nouveau-nés) et, comme dans le cadre du SNA, d'obtenir des avis de décès et de valider par voie électronique les données sur les naissances.

Au mois de mars 2008, Service Canada avait dépensé environ 5,7 millions de dollars au titre de ce projet.

En 2006 et en 2007, le Service d'enregistrement des nouveau-nés a été mis en œuvre en Ontario et en Colombie-Britannique. L'Ontario, la Colombie-Britannique et l'Alberta commencent à envoyer les avis de décès.

Des projets pilotes visant la validation électronique des données sur les naissances sont prévus en Ontario, en Colombie-Britannique et en Alberta en 2008.

De la mi-2004 à avril 2006

Secrétariat du Conseil du Trésor

Agence du revenu du Canada

Passeport Canada

Service Canada

Statistique Canada

Autres organisations fédérales

On établit un comité composé de sous-ministres adjoints, qui est chargé de trouver une solution commune à l'acheminement des données de l'état civil. Le comité doit surveiller les questions stratégiques liées au développement d'un système commun pour l'acheminement des données de l'état civil au Canada.

Le comité arrive à la conclusion que la fusion du Système national d'acheminement des données avec l'initiative des liens avec les données de l'état civil de Service Canada pourrait donner lieu à des économies. En 2005, on prépare une ébauche d'énoncé des exigences opérationnelles. Aucun progrès n'a été réalisé depuis.

D'avril 2006 à mars 2007

Passeport Canada

Agence du revenu du Canada

Statistique Canada

Bureaux de l'état civil de l'Alberta et de la Colombie-Britannique

Le financement du projet pilote visant le Système national d'acheminement des données (SNA) prend fin. L'équipe responsable, dirigée par Passeport Canada, propose que les organismes centraux fournissent un financement pour la mise en œuvre du Système à l'échelle nationale. On estime à quelque 370 millions de dollars sur une période de 5 ans la mise en œuvre d'une solution complète, laquelle comprendrait : l'acheminement des données de l'état civil sur les naissances et les décès ainsi que d'autres données connexes, par exemple, les changements de nom; la validation électronique de différents renseignements sur l'identité, notamment les renseignements sur la naissance et la citoyenneté; et l'élaboration d'un modèle complet d'intégrité des données.

Les organismes centraux, notamment le Secrétariat du Conseil du Trésor, ont des préoccupations en ce qui concerne les structures de gouvernance et de financement. Ils ne donnent pas suite au financement et à la recherche d'une solution à l'échelle du pays.

Les partenaires poursuivent le travail, mais réduisent la portée du projet — ils délaissent la validation électronique des données sur les naissances, mais conservent l'envoi d'avis. Passeport Canada a besoin de la fonction de validation et se retire du projet. Statistique Canada assume la direction.

De mars 2007 à ce jour

Secrétariat du Conseil du Trésor

Agence du revenu du Canada

Passeport Canada

Service Canada

Statistique Canada

Autres organisations fédérales

Le Groupe de travail intergouvernemental d'échange d'information, dirigé par le Secrétariat du Conseil du Trésor, est créé dans le but d'élaborer une approche nationale pour l'échange électronique des données de l'état civil des provinces et des territoires.

En août 2007, une analyse de rentabilisation conclut qu'il est avantageux de fonder une solution pour l'ensemble du gouvernement sur les travaux du projet pilote du SNA et de l'initiative des liens avec les données de l'état civil de Service Canada. On propose des options pour les structures de gouvernance et de financement.

En novembre 2007, les travaux sont suspendus, le Secrétariat du Conseil du Trésor ayant d'autres priorités.

Du début de 2007 à ce jour

Statistique Canada

Agence du revenu du Canada

Bureaux de l'état civil de l'Alberta, de la Colombie-Britannique, du Manitoba et de la Nouvelle-Écosse

Autres organisations fédérales

Les partenaires financent eux-mêmes le projet du Système national d'acheminement des données et continuent de transmettre des données. D'autres provinces se joignent au projet; Statistique Canada fournit à chacune d'entre elles quelque 400 000 $. L'Agence du revenu du Canada finance le bureau de projet (dont le coût estimatif pour l'exercice 2007-2008 dépasse 150 000 $).

Les bureaux de l'état civil de l'Alberta et de la Colombie-Britannique continuent d'envoyer des avis de naissance et de décès par voie électronique, comme ils avaient commencé à le faire dans le cadre du projet pilote du SNA. Au début de 2007, les bureaux de l'état civil du Manitoba et de la Nouvelle-Écosse se joignent au projet.

Depuis la fin de 2007, d'autres organisations fédérales participent au projet ou envisagent d'adopter les normes du SNA afin de profiter de la technologie d'acheminement électronique des données pour envoyer des avis de décès et d'autres types de renseignements.

Source : Différents documents fédéraux
Les pratiques actuelles visant l'obtention de données de l'état civil se chevauchent

57. Tentatives multiples de valider les données sur les naissances auprès des provinces. Depuis 1998, Service Canada a la capacité de valider par voie électronique les données sur les naissances auprès de la province du Nouveau-Brunswick. Il ne peut pas encore le faire avec d'autres provinces, mais était en train de concevoir un processus à cette fin avec la Colombie-Britannique, l'Alberta et l'Ontario au cours de 2008. Comme le montre la pièce 4, les institutions fédérales ont mené plusieurs autres projets pilotes pour tester la validation des données sur les naissances.

58. Chevauchement des processus mis en place pour obtenir les données sur les décès. Nous avons constaté qu'Élections Canada, l'Agence du revenu du Canada et Service Canada obtiennent des données sur les décès des bureaux de l'état civil de différentes façons :

59. En plus des coûts liés à ces ententes, chaque institution fédérale paie des droits aux provinces pour recevoir cette information. Nous avons constaté qu'en règle générale, les institutions fédérales déboursent environ 1,10 $ par avis de décès. Vu les quelque 230 000 décès qui surviennent chaque année au Canada, pris individuellement, ces coûts ne sont peut-être pas importants; néanmoins, l'administration fédérale paie plus d'une fois pour recevoir les mêmes renseignements. De plus, les institutions fédérales échangent entre elles ces avis de décès. Élections Canada reçoit des renseignements sur les décès de l'Agence du revenu du Canada; l'Agence et Service Canada s'échangent également des renseignements.

60. Une certaine convergence des normes. Malgré le fait que leurs processus se chevauchent, les institutions fédérales examinées n'en reconnaissent pas moins la nécessité de normes communes pour les renseignements sur l'identité. Ces normes sont importantes pour assurer l'interopérabilité et la cohérence dans l'échange des renseignements entre les différents systèmes d'information. Ainsi, Service Canada, dans le cadre de son initiative des liens avec les données de l'état civil, et l'Agence du revenu du Canada, avec le Système national d'acheminement des données (SNA), utilisent tous deux les mêmes normes pour les données, c'est-à-dire la même façon de présenter les renseignements sur l'identité échangés. En outre, Service Canada signale que, comme il met en œuvre la validation électronique des renseignements sur les naissances, il compte adopter les normes de messagerie utilisées par les partenaires du SNA.

Les exigences législatives et la protection des renseignements personnels ne sont pas nécessairement des obstacles

61. Conformément à la Politique sur la gestion de l'information, les administrateurs généraux des institutions fédérales doivent veiller à ce que l'information soit partagée le plus largement possible au sein de l'institution et avec les autres institutions fédérales, tout en respectant les exigences en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels. Selon le Cadre de gestion de l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor, les institutions doivent travailler en partenariat, entre elles ainsi qu'avec d'autres ordres de gouvernement et d'autres administrations, pour respecter les engagements du gouvernement et obtenir des résultats pour les Canadiens. Le Cadre explique qu'une bonne partie de cette collaboration s'établit par l'entremise de comités et de groupes de travail pangouvernementaux.

62. Nous avons constaté que les institutions fédérales examinées veulent, pour être plus efficaces et plus efficientes, discuter de solutions communes qui pourraient s'appliquer à l'ensemble du gouvernement. Nous avons également constaté que, dans les cas où les institutions avaient clairement identifié leurs besoins et avaient des priorités similaires, elles ont pu réaliser des progrès. Elles ont réglé les préoccupations liées au respect des lois et à la protection des renseignements personnels par la conception qu'elles ont faite de leurs projets, par l'utilisation des technologies et au moyen de modifications législatives.

63. Ainsi, les quatre institutions examinées ont réussi à établir des liens avec les bureaux de l'état civil, malgré le fait que chaque province et territoire possède ses propres lois relatives aux programmes, ses propres priorités et ses propres dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels — législation et priorités qu'il faut concilier avec celles du gouvernement fédéral. Même si de telles ententes sont longues à conclure, le succès obtenu jusqu'à présent dans le cadre des projets du Système national d'acheminement des données et de l'initiative des liens avec les données de l'état civil prouve qu'elles peuvent être fructueuses.

64. De même, l'Agence du revenu du Canada a pu dissiper les préoccupations concernant la protection des renseignements personnels, les contraintes législatives et les craintes des citoyens qui l'empêchaient de mettre en œuvre avec Service Canada une solution commune pour l'identification et l'authentification. En 2006, l'Agence du revenu du Canada a mis en œuvre son projet Portageur avec Anciens Combattants Canada. Plutôt que de reproduire le processus de l'Agence et d'engager des dépenses pour développer et exploiter son propre système d'authentification en vue de l'inscription en ligne à ses services, Anciens Combattants Canada permet à ses clients d'utiliser les preuves d'authentification que leur fournit l'Agence du revenu du Canada.

65. En outre, nous avons constaté que certaines lois relatives aux programmes ont été modifiées de façon à permettre la réutilisation des renseignements sur l'identité, ce qui autrement n'aurait pu être autorisé. En 1997, la Loi électorale du Canada a été modifiée afin de permettre l'inscription de nouveaux électeurs dans le Registre national des électeurs à partir des renseignements transmis par l'Agence du revenu du Canada, et ce, à condition que le contribuable notifie son consentement sur sa déclaration annuelle de revenus. En 2007, la Loi électorale du Canada a été modifiée à nouveau pour permettre à l'Agence du revenu du Canada de recueillir des renseignements sur la citoyenneté auprès des contribuables et de les transmettre à Élections Canada (l'Agence n'utilise pas les renseignements sur la citoyenneté pour ses propres programmes).

66. Toutefois, les partenariats et la collaboration n'ont pas permis d'éliminer tous les obstacles qui empêchent l'adoption d'une approche pangouvernementale intégrée. Nous avons constaté que deux grands obstacles ont nui aux progrès : le manque de structures de gouvernance et de financement efficaces, de même que l'absence d'une orientation stratégique officielle sur la gestion des renseignements sur l'identité.

Il n'y a pas de structures de gouvernance et de financement efficaces pour soutenir une approche commune

67. Les tentatives visant à élaborer une approche commune de la gestion des renseignements sur l'identité ont été entravées par des problèmes de gouvernance, notamment les suivants :

68. Les cadres supérieurs des institutions fédérales que nous avons examinées percevaient ces problèmes comme d'importants obstacles au progrès. Nous avons également constaté qu'au fil des ans les mêmes problèmes avaient été relevés par les groupes ou les personnes participant aux diverses initiatives. Mentionnons, par exemple, que les parties intéressées n'ont pas cautionné la proposition de mettre en œuvre le Système national d'acheminement des données, car elles se demandaient qui gérerait le projet et quels en seraient le mode de gestion et le mode de répartition des fonds demandés entre les institutions fédérales et provinciales. Des préoccupations semblables ont également ralenti la mise en œuvre des recommandations du Groupe de travail de la gestion de l'identité et de l'authentification (voir la pièce 5).

Pièce 5 — De nombreuses initiatives visant l'établissement de principes stratégiques pour la gestion de l'identité portent sur les mêmes questions, mais aucune n'a été adoptée par le gouvernement

Période Organisation Objet Résultat

De 2002 à 2006

Passeport Canada

Agence du revenu du Canada

Service Canada

Secrétariat du Conseil du Trésor

Autres institutions fédérales, provinciales et territoriales

Le Conseil fédéral-provincial-territorial sur l'identité au Canada est constitué en vue d'élaborer un cadre visant une approche exhaustive et uniforme pour l'établissement et la vérification de l'identité dans l'ensemble des administrations fédérale, provinciales et territoriales.

En novembre 2002, une ébauche de cadre stratégique est élaborée; elle est soumise à l'approbation du gouvernement fédéral en 2004.

Le cadre n'est pas officiellement adopté, mais d'autres initiatives s'appuient sur certains de ses éléments.

De septembre 2003 à la fin de 2006

Secrétariat du Conseil du Trésor

Représentants des provinces et des municipalités

Le Groupe de travail intergouvernemental sur l'authentification, l'identification et l'autorisation est constitué afin :

  • d'élaborer des normes et des lignes directrices, des définitions et un langage communs pour les processus d'authentification de l'identité et d'autorisation;
  • de recommander les étapes suivantes, y compris l'établissement d'une structure de gouvernance.

En novembre 2004, une ébauche de cadre et des lignes directrices sont préparées. En mai 2005, on propose des options en matière de gouvernance aux conseils mixtes sur l'information et la prestation des services. Le cadre n'est pas officiellement adopté.

Février 2004

Service Canada

Service Canada élabore une ébauche de politique nationale sur l'identité dans l'optique de moderniser les services à la population canadienne.

L'ébauche n'est pas soumise à l'approbation de l'administration fédérale, mais ses principes ont guidé l'élaboration du système d'inscription et d'authentification de Service Canada.

Mi-2004

Agence du revenu du Canada

Service Canada

On étudie des options en vue de développer un système visant à gérer les renseignements sur l'identité des personnes à partir des numéros d'assurance sociale, dans le contexte des efforts de l'administration fédérale pour rationaliser les processus, réaliser des économies et améliorer le service. Les avantages possibles comprennent l'intégrité améliorée des renseignements sur l'identité de chaque personne, un échange plus efficient des données, des coûts réduits et un meilleur service.

L'Agence du revenu du Canada propose que son système IDENT soit la source autorisée pour l'identification des personnes. Service Canada propose qu'on utilise le Registre d'assurance sociale. Aucune option n'est adoptée, étant donné les préoccupations concernant la protection des renseignements personnels et le fait qu'il n'y a pas entente sur la mise en œuvre et le financement d'un modèle de service commun.

Début de 2005

Passeport Canada

Secrétariat du Conseil du Trésor

Autres institutions fédérales

La situation de la gestion de l'identité au sein de 11 institutions fédérales est schématisée et on recense des possibilités d'améliorer les processus.

Dans un document de travail, certaines des étapes subséquentes sont proposées, notamment la nécessité d'une gouvernance et d'une approche intégrée de la gestion de l'identité pour l'ensemble de l'administration fédérale. Les propositions ne sont pas officiellement adoptées.

De septembre 2005 à ce jour

Secrétariat du Conseil du Trésor

Agence du revenu du Canada

Passeport Canada

Service Canada

Statistique Canada

Autres institutions fédérales

Le Comité des sous-ministres adjoints sur l'identité est constitué et chargé de fournir à la Direction du dirigeant principal de l'information des avis et des conseils sur la conception, l'élaboration et la communication d'une vision cohérente de l'identité et de la gestion de l'identité.

Le Comité réunit les sous-ministres adjoints ayant des responsabilités importantes dans le domaine de l'identité et de la gestion de l'identité. Le Comité formule ses vues sur les initiatives liées à l'identité.

Mi-2006

Secrétariat du Conseil du Trésor

La Direction du dirigeant principal de l'information reconnaît la gestion de l'identité comme une priorité stratégique.

En août 2006, on élabore une charte de projet qui établit un plan de travail pour l'élaboration d'un cadre, d'une vision et d'une stratégie en vue d'une approche intégrée de la gestion de l'identité à l'échelle de l'administration fédérale.

De novembre 2006 à ce jour

Secrétariat du Conseil du Trésor

Service Canada

Représentants des provinces et des territoires

Les sous-ministres responsables de la prestation des services établissent le Groupe de travail sur la gestion de l'identité et de l'authentification, groupe intergouvernemental chargé d'élaborer un cadre national de gestion et d'authentification de l'identité, une structure de gouvernance, un modèle de financement et un plan de mise en œuvre.

En juillet 2007, le rapport final mentionne le nombre élevé d'initiatives en matière de gestion de l'identité au Canada et le manque de cohérence dans la façon dont les renseignements sur l'identité sont recueillis et vérifiés.

Une fois dissipées les préoccupations initiales au sujet des structures de gouvernance et de financement proposées, les administrations participantes s'entendent en février 2008 sur un projet de cadre ainsi que sur le langage et des principes communs. On établit un nouveau comité qui est chargé de surveiller les travaux. La composition du comité et les prochaines étapes devraient être établies en juin 2008.

Juin 2007

Secrétariat du Conseil du Trésor

Passeport Canada

Service Canada

Autres institutions fédérales

À partir de la charte du projet sur la gestion de l'identité de 2006, on élabore un document de travail, première étape en vue de jeter les bases d'une approche commune de la gestion de l'identité au sein de l'administration fédérale.

On établit un cadre conceptuel, des principes et un langage communs pour la gestion de l'identité. Les prochaines étapes consisteront notamment à établir une gouvernance permanente et un plan de mise en œuvre.

De juillet 2007 à ce jour

Secrétariat du Conseil du Trésor

On élabore des ébauches de directives sur la gouvernance en matière d'identité et de gestion de l'identité.

L'approbation est prévue dans un délai d'un an.

Source : Différents documents fédéraux
Il y a peu d'orientation stratégique sur la façon de gérer les renseignements sur l'identité

69. Au cours des six dernières années, de nombreux cadres et stratégies semblables visant la gestion de l'identité ont été proposés, mais l'administration fédérale n'en a encore officiellement adopté aucun (voir la pièce 5). Beaucoup de ces initiatives stratégiques portent sur les mêmes questions et mentionnent la nécessité d'éléments semblables, tels que la responsabilité partagée, une approche axée sur les risques, la normalisation et l'interopérabilité.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor a effectué récemment des travaux en matière d'orientation stratégique, mais il faut faire davantage

70. Le Secrétariat du Conseil du Trésor est responsable de la gestion de l'information dans l'ensemble du gouvernement, ainsi que du soutien accordé à l'utilisation des technologies de l'information pour améliorer la prestation des services et réduire les coûts. Il est également responsable d'établir la politique et les normes qui assurent la sécurité des biens du gouvernement, y compris de l'information. Le Secrétariat est donc bien placé pour établir l'orientation stratégique de la gestion des renseignements sur l'identité au sein de l'administration fédérale, par exemple en élaborant et en mettant en œuvre des stratégies, des politiques, des lignes directrices et des normes, ainsi qu'en établissant les principaux indicateurs de rendement. Néanmoins, les administrateurs généraux des institutions fédérales demeurent responsables de la gestion de l'information dans leur organisation. Ils doivent donc collaborer entre eux ainsi qu'avec le Secrétariat du Conseil du Trésor afin d'atteindre des résultats pour l'ensemble du gouvernement.

71. Nous avons constaté que le Secrétariat du Conseil du Trésor a joué un rôle plus dynamique récemment en favorisant la cohérence dans la gestion des renseignements sur l'identité. En 2006, la Direction du dirigeant principal de l'information du Secrétariat a reconnu la gestion de l'identité comme l'une des priorités en matière de leadership.

72. Depuis 2007, le Secrétariat élabore une directive stratégique sur l'identité et, plus récemment, une directive sur la gouvernance de la gestion de l'identité. L'objectif est de fournir un cadre global pour l'ensemble du gouvernement en vue d'appuyer les institutions fédérales et d'établir une méthode solide et systématique de gestion de l'identité à l'échelle de l'administration fédérale. Le Secrétariat prévoit que ces documents stratégiques seront approuvés dans un délai d'un an.

73. Recommandation. Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait :

Réponse du Secrétariat du Conseil du Trésor. Recommandation acceptée. Dans le contexte du renouvellement de l'ensemble des politiques, le Secrétariat du Conseil du Trésor rehausse les instruments stratégiques de la Politique du gouvernement sur la sécurité afin de régler la question de la gestion de l'identité. Plus particulièrement, ces instruments appuieront la gestion des processus opérationnels liés à la validation des renseignements identitaires et à l'authentification en ligne, et favoriseront l'interopérabilité en faisant en sorte que l'ensemble des pratiques de gestion de l'identité reçoive des directives et des conseils communs.

La nouvelle Politique du gouvernement sur la sécurité portera sur le pouvoir qu'ont les comités interministériels de jouer le rôle de chefs de file en matière de gestion de l'identité, notamment en ce qui concerne les initiatives interministérielles sur les renseignements identitaires. La mise en œuvre de la nouvelle politique et des instruments connexes doit débuter l'an prochain et elle doit s'achever dans les trois ans.

Le Secrétariat fera une évaluation en vue de préciser les défis liés aux initiatives de gestion de l'identité existantes et formulera des recommandations au Secrétaire concernant les mesures nécessaires et appropriées pour relever les défis qui auront été repérés.

L'évaluation sera bien fondée et dirigée par de nouvelles dispositions sur la gouvernance établies aux termes de la nouvelle Politique du gouvernement sur la sécurité et des directives connexes. L'évaluation du Secrétariat éclairera l'évaluation de la Politique au cours des trois à cinq années qui viennent.

Conclusion

74. À quelques exceptions près, les quatre institutions fédérales que nous avons vérifiées recueillent et gèrent des renseignements choisis sur l'identité comme une ressource précieuse.

75. Nous avons constaté que l'Agence du revenu du Canada, Passeport Canada et Service Canada recueillent seulement les renseignements sur l'identité qui sont conformes à leurs autorisations. Nous avons aussi constaté qu'Élections Canada reçoit des renseignements sur l'identité d'un petit groupe de personnes pour lequel il n'a pas les autorisations voulues.

76. Nous avons constaté que les quatre institutions appliquent un éventail de systèmes et de pratiques visant à assurer la qualité des renseignements sur l'identité qu'elles gèrent. L'Agence du revenu du Canada pourrait améliorer son système de la qualité dans le cadre du renouvellement de sa base de données IDENT. Passeport Canada ne possède pas de système exhaustif de gestion de la qualité qui lui fournisse l'assurance que la qualité des renseignements sur l'identité contenus dans sa base de données est adéquate.

77. Enfin, les quatre institutions fédérales ont, depuis les dix dernières années, mené de nombreuses initiatives afin d'utiliser et de gérer conjointement les renseignements sur l'identité. Toutefois, ces initiatives ont abouti à du chevauchement, au réexamen fréquent des mêmes problèmes et à des solutions incomplètes qui ne répondaient pas aux besoins sous-jacents. La difficulté de parvenir à des solutions tient souvent au fait que les structures de gouvernance nécessaires pour gérer les initiatives interministérielles ou intergouvernementales sont absentes, à l'incapacité d'établir des moyens viables pour financer une solution pangouvernementale et à l'absence d'instruments stratégiques officiels pour orienter les travaux à cet égard. Il faut que le Secrétariat du Conseil du Trésor règle ces problèmes.

À propos de la vérification

Objectif

La vérification avait pour objectif de déterminer si certaines institutions de l'administration fédérale recueillent et gèrent des renseignements choisis sur l'identité comme une ressource précieuse, en ce sens qu'elles :

Étendue et méthode

Au cours de la vérification, nous avons examiné la gestion des renseignements sur l'identité contenus dans les bases de données suivantes, administrées par le gouvernement fédéral :

Nous avons sélectionné ces bases de données après une analyse de la publication Info Source de 2006-2007, un répertoire des fonds de renseignements détenus par les organisations du gouvernement fédéral, publié tous les ans par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Nous avons examiné Info Source afin d'y recenser les bases de données où la majorité des résidants canadiens sont susceptibles de figurer à un moment ou un autre de leur vie, bases dans lesquelles l'établissement de l'identité constitue un élément important, et qui sont associées à l'exécution de programmes pour les clients qui y figurent.

La vérification a également porté sur le rôle du Secrétariat du Conseil du Trésor en tant qu'organisme central chargé de fournir une orientation relativement à la gestion de l'information et de l'identité au sein de l'administration fédérale, et sur le rôle de Statistique Canada qui était le ministère responsable du Système national d'acheminement des données au moment de la vérification. Dans le cadre de ce projet, Statistique Canada recueille des données de l'état civil aux fins d'analyse dans les domaines de la santé et de la démographie, et non pour obtenir des renseignements sur l'identité.

Plusieurs des institutions fédérales visées par la présente vérification ont changé de nom ces dernières années par suite de réorganisations gouvernementales. Dans le présent rapport, nous utilisons leur nom actuel.

Nous avons effectué nos travaux à l'administration centrale des institutions fédérales visées par la vérification. Nous avons eu des entretiens, examiné des documents, analysé le transfert et les analyses de données, et passé en revue des processus. En particulier, nous avons examiné :

Afin d'évaluer la mesure dans laquelle les systèmes et les pratiques étaient en place en vue d'assurer une approche pangouvernementale de la gestion des renseignements sur l'identité, nous avons également examiné la façon dont les institutions fédérales ont mis en œuvre des projets :

Dans le cadre de l'examen de ces projets, nous avons revu les analyses de rentabilisation, la documentation de base portant sur la mise au point des projets, l'information sur les solutions techniques et opérationnelles utilisées pendant leur déroulement ainsi que d'autres documents pertinents de l'institution concernée. Nous avons également interviewé la direction et les employés. Nous n'avons pas examiné de projets semblables visant le partage des données sur l'état civil des immigrants qui sont détenues par Citoyenneté et Immigration Canada.

En outre, pour étudier des solutions de rechange valables et les défis liés à la gestion des renseignements sur l'identité, nous avons eu des entretiens avec des représentants des administrations suivantes : l'Ontario, la Colombie-Britannique, le Québec, le Royaume-Uni et l'Irlande. Ce travail, qui ne fournit pas une assurance de vérification, a nourri notre analyse de la situation actuelle à l'administration fédérale.

La vérification n'a pas porté sur la sécurité des données, notamment les contrôles d'accès et la sécurité de la transmission des données.

Critères

Voici les critères qui ont permis de mener cette vérification ainsi que leurs sources.

Critères Sources
Nous nous attendions à ce que, tout en respectant les exigences législatives et les exigences des politiques, les institutions fédérales :
  • recueillent seulement les renseignements sur l'identité qui sont pertinents pour les besoins de leurs programmes;
  • Conseil du Trésor, Cadre stratégique sur l'information et la technologie (2007), section 3.1
  • Conseil du Trésor, Politique sur la gestion de l'information (2007), section 3.1
  • Secrétariat du Conseil du Trésor, Cadre de la gestion de l'information : Fondement — Principes (2002), section 2.1.4
  • aient adopté des systèmes et des pratiques visant à assurer la qualité des renseignements sur l'identité qu'elles recueillent et gèrent;
  • Conseil du Trésor, Cadre stratégique sur l'information et la technologie (2007), section 3.1
  • Conseil du Trésor, Politique sur la gestion de l'information (2007), sections 6.1.4 et 6.1.8
  • Secrétariat du Conseil du Trésor, Cadre de la gestion de l'information : Fondement — Principes (2002), section 2.1.4 et Aperçu de la gouvernance et de la reddition de comptes (2002), section 2.2.1
  • utilisent et gèrent conjointement les renseignements sur l'identité dans les cas où une approche horizontale présente des avantages importants pour l'ensemble du gouvernement;
  • Conseil du Trésor, Cadre stratégique sur l'information et la technologie (2007), section 3.1
  • Conseil du Trésor, Politique sur la gestion de l'information (2007), section 6.1.3
  • Secrétariat du Conseil du Trésor, Cadre de la gestion de l'information : Fondement — Principes (2002), section 2.1.2
  • établissent des cadres et des politiques, des normes, des lignes directrices, des pratiques, des outils et des pratiques exemplaires pour l'ensemble du gouvernement ou qu'elles appliquent ces outils, afin d'assurer l'intégration;
  • Conseil du Trésor, Cadre stratégique sur l'information et la technologie (2007), section 3.1
  • Conseil du Trésor, Politique sur la gestion de l'information (2007), sections 6.1.6, 6.1.9 et 6.2
  • Secrétariat du Conseil du Trésor, Cadre de la gestion de l'information : Aperçu de la gouvernance et de la reddition de comptes (2002), section 2.3
  • uniformisent les sources d'information pour les données communes;
  • Conseil du Trésor, Cadre stratégique sur l'information et la technologie (2007), section 3.1
  • Secrétariat du Conseil du Trésor, Cadre de la gestion de l'information : Fondement — Principes (2002), section 2.1.2
  • réutilisent les renseignements sur l'identité et les solutions technologiques afin d'éliminer le chevauchement et la redondance;
  • Conseil du Trésor, Cadre stratégique sur l'information et la technologie (2007), section 3.1
  • Secrétariat du Conseil du Trésor, Cadre de la gestion de l'information : Fondement — Principes (2002), section 2.1.2
  • optimisent les ressources investies et réduisent les coûts le plus possible;
  • Conseil du Trésor, Cadre stratégique sur l'information et la technologie (2007), section 3.1
  • Conseil du Trésor, Politique sur la gestion de l'information (2007), section 6.1.4
  • Secrétariat du Conseil du Trésor, Cadre de la gestion de l'information : Fondement — Principes (2002), section 2
  • documentent leurs décisions et leurs processus de prise de décisions.
  • Conseil du Trésor, Politique sur la gestion de l'information (2007), section 6.1.2
  • Secrétariat du Conseil du Trésor, Cadre de la gestion de l'information : Fondement — Principes (2002), section 2.1.5

Fin des travaux de vérification

Les travaux de vérification étaient pour l'essentiel terminés le 30 mai 2008.

Équipe de vérification

Vérificateur général adjoint : Sylvain Ricard
Directeur principal : Nicholas Swales
Directrice : Jennifer McLeod

Jared Albu
Jessica Charron
Jenna Laframboise
Marc Legrand
Isabelle Marsolais
Kevin McGillivary
Étienne Robillard
Lisa Séguin
Dan Steeves

Pour obtenir de l'information, veuillez joindre la Direction des communications en composant le 613-995-3708 ou le 1-888-761-5953 (sans frais).

Annexe — Tableau des recommandations

Les recommandations formulées dans le présent rapport sont présentées ici sous forme de tableau. Le numéro du paragraphe où se trouve la recommandation apparaît en début de ligne. Les chiffres entre parenthèses correspondent au numéro des paragraphes où le sujet de la recommandation est abordé.

Recommandation Réponse
Les fonds de renseignements sur l'identité

18. Élections Canada devrait s'assurer de recueillir uniquement les renseignements sur l'identité que la Loi électorale du Canada l'autorise à recueillir. (13-17)

Réponse d'Élections Canada. Élections Canada souscrit à la recommandation et prendra les mesures suivantes pour s'y conformer d'ici le 31 mars 2009 :

  • Tous les renseignements sur les personnes âgées de moins de 18 ans seront supprimés de la base de données d'Élections Canada.
  • Élections Canada demandera à ses fournisseurs de lui transmettre les renseignements qui concernent uniquement des personnes de 18 ans et plus. Jusqu'à ce que ce changement soit en vigueur, Élections Canada supprimera des fichiers reçus, avant de les traiter, tous les dossiers liés à des personnes de moins de 18 ans.

Cependant, en vertu du paragraphe 540(2) de la Loi électorale du Canada, Élections Canada est tenu de conserver pendant au moins deux ans les documents relatifs à la mise à jour du Registre national des électeurs. Après cette période et sous réserve du consentement du bibliothécaire et archiviste du Canada, Élections Canada détruira les CD-ROM, disquettes et autre support matériel ayant servi à la transmission des renseignements.

Élections Canada souligne que les données sur ces personnes âgées de moins de 18 ans ne figurent ni dans le Registre national des électeurs ni sur les listes électorales.

La gestion de la qualité des renseignements

37. Passeport Canada devrait mettre en œuvre un système exhaustif de gestion de la qualité pour s'assurer de la qualité des décisions relatives à l'admissibilité, de la qualité de l'entrée des données ainsi que des renseignements contenus dans le fichier central, la base de données servant à la délivrance des passeports. Il devrait définir des buts précis relativement à la qualité des données, évaluer la mesure dans laquelle il les atteint et faire rapport à ce sujet. (19-36)

Réponse de Passeport Canada. Passeport Canada reconnaît qu'un système plus exhaustif de gestion de la qualité devrait être mis en œuvre. L'institution définira les notions de « qualité des décisions relatives à l'admissibilité », de « qualité de l'entrée des données » et de « qualité des renseignements contenus dans le fichier central » dans le contexte de ses opérations, établira des normes et des mesures de rendement précises, et examinera la mise en place d'un système lui permettant de faire rapport de son rendement. Des consultations auprès d'organisations d'autres pays et d'organisations canadiennes, telles que celles qui sont mentionnées dans le rapport, seront menées. L'échéance pour ce faire est la fin de l'exercice 2009-2010.

Mise en œuvre du système de gestion de la qualité :

  • La capacité du système a été accrue, ce qui permet aux employés de s'assurer que les remarques consignées aux dossiers électroniques sont intelligibles. Le système assure dorénavant une meilleure qualité des renseignements contenus dans le fichier central. Cette étape est terminée.
  • Passeport Canada échantillonnera les données pour l'ensemble de ses services en vue d'établir son taux d'erreur dans l'entrée des données. Il vérifiera également les éléments critiques, qui incluent la vérification des renseignements contenus sur la preuve documentaire de citoyenneté soumise, par rapport aux renseignements recueillis dans son fichier central. L'échéance pour ce faire est la fin de l'exercice 2008-2009.
  • Passeport Canada explorera la faisabilité de procéder, avec les bureaux des directeurs de l'état civil de certaines provinces, à des vérifications ponctuelles des renseignements, basées sur un échantillonnage et une approche de gestion des risques. L'échéance pour ce faire est la fin de l'exercice 2008-2009.
Une stratégie pangouvernementale

73. Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait :

  • prendre des mesures pour uniformiser les pratiques de gestion de l'identité et améliorer l'interopérabilité au sein de l'administration fédérale, particulièrement pour ce qui est de l'utilisation des données de l'état civil et des systèmes d'authentification en ligne;
  • établir des ententes en matière de gouvernance — par exemple, des mandats clairs pour les comités interministériels — afin de gérer les initiatives interministérielles concernant les renseignements sur l'identité et d'atteindre des résultats communs;
  • diriger une évaluation en vue de préciser les défis (techniques, financiers, législatifs ou stratégiques) liés aux initiatives actuelles de gestion des renseignements sur l'identité, évaluer si les ententes actuelles favorisent une prestation efficace et efficiente des services gouvernementaux, tout en assurant la protection des renseignements personnels, et prendre des mesures pour donner suite à cette révision. (38-72)

Réponse du Secrétariat du Conseil du Trésor. Recommandation acceptée. Dans le contexte du renouvellement de l'ensemble des politiques, le Secrétariat du Conseil du Trésor rehausse les instruments stratégiques de la Politique du gouvernement sur la sécurité afin de régler la question de la gestion de l'identité. Plus particulièrement, ces instruments appuieront la gestion des processus opérationnels liés à la validation des renseignements identitaires et à l'authentification en ligne, et favoriseront l'interopérabilité en faisant en sorte que l'ensemble des pratiques de gestion de l'identité reçoive des directives et des conseils communs.

La nouvelle Politique du gouvernement sur la sécurité portera sur le pouvoir qu'ont les comités interministériels de jouer le rôle de chefs de file en matière de gestion de l'identité, notamment en ce qui concerne les initiatives interministérielles sur les renseignements identitaires. La mise en œuvre de la nouvelle politique et des instruments connexes doit débuter l'an prochain et elle doit s'achever dans les trois ans.

Le Secrétariat fera une évaluation en vue de préciser les défis liés aux initiatives de gestion de l'identité existantes et formulera des recommandations au Secrétaire concernant les mesures nécessaires et appropriées pour relever les défis qui auront été repérés.

L'évaluation sera bien fondée et dirigée par de nouvelles dispositions sur la gouvernance établies aux termes de la nouvelle Politique du gouvernement sur la sécurité et des directives connexes. L'évaluation du Secrétariat éclairera l'évaluation de la Politique au cours des trois à cinq années qui viennent.

 


Définitions :

Renseignements sur l'identité — Les renseignements personnels qui sont couramment utilisés, seuls ou avec d'autres données, pour identifier les personnes — par exemple, le nom, la date de naissance, le sexe, la citoyenneté, l'adresse ou un numéro d'identification personnel (tel que le numéro d'assurance sociale, le numéro d'enregistrement du certificat de naissance ou le numéro de passeport). (Retourner)

Identification et authentification — Le processus qui consiste à valider et à vérifier l'identité d'une personne en évaluant la fiabilité de l'information fournie. (Retourner)

Renseignements personnels — Aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels sont des renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable, notamment son nom, les renseignements relatifs à son origine nationale ou ethnique, à sa couleur, à sa religion, à son âge, à sa situation de famille, à son éducation et à ses opérations financières, son adresse, ses empreintes digitales, son groupe sanguin, ainsi que les renseignements relatifs à son dossier médical, à son casier judiciaire ou à ses antécédents professionnels. (Retourner)

Couverture — Pourcentage du total estimatif des électeurs admissibles qui sont inscrits dans le Registre national des électeurs. (Retourner)

Exactitude — Pourcentage du total estimatif des électeurs admissibles qui sont inscrits dans le Registre national des électeurs et dont l'adresse est exacte. (Retourner)

Taux d'exactitude des NAS légitimes Proportion estimative de NAS actifs qui correspondent à une seule personne dans la base de données et qui ne s'appuient pas sur une identité frauduleuse ni sur l'identité volée de personnes décédées. (Retourner)

Taux d'exactitude des données de l'état civil — Estimation du pourcentage des dates de naissance et de décès contenues dans le RAS qui sont exactes. (Retourner)

Initiative relative aux voyages dans l'hémisphère occidental — On désigne ainsi les modifications apportées aux lois américaines qui, depuis le 23 janvier 2007, obligent toutes les personnes qui se rendent aux États-Unis par voie aérienne à détenir un passeport valide. Cette exigence a entraîné une augmentation considérable de la demande pour les passeports canadiens. À partir du 1er juin 2009, cette obligation s'étendra aux personnes qui entrent aux États-Unis par voie terrestre ou maritime. (Retourner)

 

Version PDF

Pour consulter la version PDF (format de document portable), vous devez avoir un lecteur PDF sur votre ordinateur. Si vous n’en avez pas déjà un, il existe de nombreux lecteurs PDF que vous pouvez télécharger gratuitement ou acheter dans Internet :